Websites / Aufträge sinnvoll verwalten

[patrick_l]

Hi allerseits,

auch von mir mal wieder eine Frage. Es geht um folgendes: Ich möchte gerne wissen wie ihr eure Projekte verwaltet Ich habe es bis jetzt immer so gehandhabt das ich eine eigene Partition für alle Arbeiten verwende. Diese ist nochmal zusätzlich auf einer ext. Festplatte gesichert.

Die Ordnerstruktur ist eigentlich noch recht simpel. Zunächst einmal unterteilt in Print und Screen. Hier dann eine Unterteilung in Freie sowie Auftragsarbeiten. Hier dann jeweils Ordner mit Firmen/Kundenname. In diesem sind dann nochmal weitere Ordner für Rohdaten, Briefing, Layoute, Websites. etc.

Mich würde wie gesagt interessieren wie ihr das ganze organisiert. Wie sieht eure Ordnerstruktur aus? Wäre auch nett wenn ihr eine kurz schreiben würdet warum ihr es so oder so handhabt.

Ich bedanke mich schon mal,

Liebe Grüße, Patrick

[GeBe]

Hallo,

ich schreibe technische Texte (Ingenieurprosa) und mache das eher umgekehrt:

Kunde1
  2010
    Fachaufsätze
    Pressetexte
    Newsletter
    Vorträge
    Webtexte
    Veranstaltungen
  2011
  2012
Kunde2
  2010
   ...

Kunde -> Jahr -> Sachgebiet -> Projekt

Die Projektordner haben vorne das Datum rückwärts, z. B. 120306_Messeneuheit_HMI.

Der Vorteil aus meiner Sicht: die Struktur ist bei jedem Kunden gleich. Wenn es ein bestimmtes Sachgebiet bei einem Kunden gibt, heisst das immer gleich.

Die Struktur in Thunderbird ist identisch.

[Fotojojo]

Gebe´s Orga kann ich voll und ganz zustimmen,wobei ich parallel zum Projektteil eimen Entwurfsteil führe umd Varianten / Vorschläge etc. in den Griff zu bekommen. Projekt ist die letzlich durchgeführte Variante. So kann ich immer auf alte Vorschläge zurückgreifen. In jedem Ordner sind all benötigten Dateien - Platten kosten ja nix mehr.

[bazzo]

ich vergebe jedem Auftrag jeweils eine eindeutige auftragsnummer. die struktur ist so:
jahr->auftrag->(dokumente,material,print,web usw.)
zusätzlich hab ich in jedem jahr noch ein ordner 'offerten', in welchem ich sämtliche offerten ablege. kommt es zum auftrag, wird diese dann in den entsprechenden auftragsordner gesetzt.

[Gwanun]

Hallo Patrick,

ich habe auch eine extra Partition angelegt nur für Geschäftliches. Darauf sind dann alle Bilddaten, Kundendaten usw.. Bei den Fotos ist es folgendermaßen angelegt. Photos > Ordner mit Jahreszahl (2006 - 2012) > dann kommen die einzelnen Ordner mit Jahr/Monat/Tag_wo_was (z.B. 20120312_Koeln_Fotokina.
Bei meiner Firma ist es etwas anders, da habe ich zuerst den Ordner Firma > dann kommen ein paar Ordner (z.B. Webdesign, Printmedien, Ci Entwurf usw. > darin dann die Kunden Ordner z.B. Fima XY usw. > und in den jeweiligen Firmenordnern wieder nach Datum sortiert. Wenn ich für eine Firma Print- u. Webdesign gemacht habe erstelle ich nur eine Verknüpfung so habe ich dann aus beiden übergeordneten Ordnern Zugriff auf die Daten.
Zudem hab ich noch eine Verknüpfung zum Desktop "Projekt aktuell" damit ich da schnell drauf zugreifen kann.
Zur Sicherung hab ich einen einmal eine Externe HD und einen kleinen Server laufen.

Hoffe das war jetzt nicht zu wirr geschrieben....

Gruß Gwanun

[patrick_l]

Schonmal viel dank für eure Antworten. Ich denke ich werde es nun ähnlich wie Gebe halten. Also erst in dem eigentlich Kundenordner die Jahre sortieren. Wird zwar wieder etwas Arbeit machen meine bisherige Struktur zu ändern, aber es geht nichts über eine gute Organisation.

Was ich vergessen habe zu erwähnen, alle Aufträge werden nochmal nach Jahren sortiert in einer Excel-Tabelle festgehalten. Die liegt immer ganz oben in der bisherigen Ordnerstruktur. So habe ich dann auch nochmal alles auf einem blick. Zusätzlich sind meine Projekte auch mit bzw. in der Bridge verknüpft.

Grüße Patrick

[kiteflier68]

Hallo Patrick,

halte es mit meinen Projekten ganz ähnlich.
Die Daten liegen auf einer separaten Partition und werden auf einen ext. Festplatte und einem Server gesichert.
Alle Projekte werden in einer Excel- Tabelle aufgeführt, so wie du das auch machst. Dort steht auch der jeweilige Status des Projektes (offen, geschlossen etc.).
Strukturell sieht es bei mir folgendermaßen aus:
Kunden/Projektname darunter dann Daten/Material - Briefing/Pflichtenheft - Layout - Website etc.
Im Ordner Website zB. gibt es dann für den jeweiligen Abschnitt des Projektes einen Ordner, damit ich zum Einen jederzeit zu einem früheren Stand zurückwechseln kann und nicht doppelt arbeiten muss. Und zum anderen kann ich so auch besser auf sich ändernde Kundenwünsche reagieren.
Wir wissen ja, einmal gefällt dem Kunden das und das anderes Mal findet er auf einmal das von vor 2 Wochen besser.

LG

[patrick_l]

Zitat von kiteflier68

Wir wissen ja, einmal gefällt dem Kunden das und das anderes Mal findet er auf einmal das von vor 2 Wochen besser.

Ach wem sagst du das Das habe ich ja auch schon des öfteren erlebt. Daher lege ich da ja auch großen Wert drauf möglichst sinnvoll zu sortieren. In meinen Layoutordnern ist es dann meist so das ich z.B. firma_mustermann_v1, firma_mustermann_v2 und wenn es vom Kunden abgesegnet ist firma_mustermann_final.

Die Excel-Tabelle ist bei mir dann nochmal durchnummeriert. 11-001-1, die Elf steht hier dann für das Jahr und die Nummer für den Kunden. Wobei die Nummern auch nochmal nach Kunden sortiert sind. Wenn also etwas dazu kommt ergänze ich Kunde 11-001 mit 11-001-2 - die letzte Zahl steht einfach nur für die jeweiligen Aufträge. So bleibt alles übersichtlich und ich kann Rechnung (abgeheftet) schneller ausfindig machen.

[dragobert]

Im Prinzip wie von dir im Eröffnungspost geschildert.
Nur nicht auf eigener Partition sondern nur ein Unterverzeichnis
mit Kunden, Projekten, Material usw. in Gruppen.

Jedoch im gleichen PC zweite und dritte Festplatte mit
eigenen unabhängigen Betriebssystem (Win7, XP, Linux)
die immer das exakte Abbild der meisten Daten haben.
Aber nicht wegen den Projekten sondern allgemein.
(weil ich auch relativ viel Programmiere und noch so Einiges)

Backups auf CDs/DVDs (USB-Sticks) - je nach Bedarf und Situation.

[patrick_l]

Zitat von dragobert

Jedoch im gleichen PC zweite und dritte Festplatte mit
eigenen unabhängigen Betriebssystem (Win7, XP, Linux)
die immer das exakte Abbild der meisten Daten haben.

Ich betreibe auch ein Multiboot-System. Verbaut sind zwei Platten und entsprechend partitioniert. Auf der ersten Platte laufen alle meine Systeme (Win7-32/64bit, Linux-Derivate), auf der anderen Platten eben meine ganzen Kundendaten, Fotos usw. Die ist dann auch nochmal gesichert. Sobald etwas neues hinzukommt wird dann automatisch mit Acronis das Backup aktualisiert.

[GeBe]

Hallo,

noch ein kleiner Nachtrag:

Ich habe zu jedem Kunden noch ein Poolverzeichnis parallel zu den Jahresverzeichnissen. Dort lege ich Daten ab, die ich immer wieder benötige, z. B. Firmenlogo, Produktfotos usw.

Mit der Verwaltung meiner E-Mails bin ich übrigens nicht zufrieden. Einzelne Mails mit wichtigem Inhalt drucke ich in eine PDF und speichere diesen im Projektverzeichnis. Sonst sammeln sich diese und langsam muss ich mir etwas überlegen.

Wir archviert Ihr die E-Mails langfristig?

[patrick_l]

Der Nachtrag mit dem Poolverzeichnis ist Gold wert. Werde ich direkt mal festhalten. Zu deiner Frage was die Archivierung bzw. dem verwalten von E-Mails angeht. Ich nutze dafür Acrobat. Hier kann ich Anhänge und der gleichen direkt im PDF aufbewahren. Zusätzlich für Kontakte nutze ich noch MozBackup. Ich habe aber noch nicht ausprobiert ob damit auch E-Mails gesichert werden können.

Ansonsten finde ich den Weg über Acrobat immer noch am elegantesten. Vor allem weil eben wie bereits erwähnt Anhänge, Links usw. ohne Probleme übernommen werden können. Auch wenn ich jetzt nicht auf Speicher achten muss ist es doch etwas sparender.

Was mir jetzt sonst noch einfällt wäre im Zusammenhang mit Thunderbird die Erweiterung durch entsprechende Addons. Da müsste es sicher auch noch das ein oder andere für geben. Ansonsten werden alle Mails so oder so direkt auf meinen Rechner herunter geladen.

Grüße Patrick

[JoRu1407]

Was mich mal interessieren würde:
Wie verwaltet Ihr die E-Mails?

Bei mir läuft alles über Outlook 2010 - Doch bestimmte E-Mails von Kunden nach einiger Zeit nochmal zu finden, ist sehr mühselig.

Leider ist mir noch keine Idee gekommen, wie ich das alles Kundenorientiert organisieren könnte?

[patrick_l]

Zitat von JoRu1407

Leider ist mir noch keine Idee gekommen, wie ich das alles Kundenorientiert organisieren könnte?

Lies dir meinen letzten Post mal durch. Mit Acrobat geht das wunderbar. Aus Outlook kannst du die E-Mails ja direkt als PDF heraus speichern. Anschließend mit Acrobat weiterverarbeiten. Wenn Acrobat nicht zur Verfügung steht eine andere Alternative dafür verwenden.

Grüße Patrick

[dragobert]

"Wie verwaltet Ihr die E-Mails?"

Seit zig Jahren nutze ich ausschließlich Thunderbird.
Derzeit sind 7 Mailkontos aktiv. Fürs Backup nutze ich MozBackup.
Funktioniert beides absolut reibungslos.