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Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank

Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank | PSD-Tutorials.de

Erstellt von marDin_H, 30.09.2008.

  1. marDin_H

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    Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank
    hallo PSD-ler,

    hab ein paar grundlegende Fragern zu Datenhandling und Datenbanken. Es ist zwar mit Sicherheit nicht unbedingt Das richtige Forum hier, wenns um Datenbanken geht, aber ich schilder einfach mal mein Problem/meine Situation:

    meine Eltern betreiben seit ein paar Jahren ein Ferienhaus mit Ferienwohnungen, läuft ganz gud, in der Zwischenzeit kommen auch immer mehr Gäste um Ferien zu machen ? neue wie schon altbekannte. Nun ist aber der Punkt gekommen, an dem der Verwaltungsaufwand auch etwas größer wird. Rechnungen müssen immer geschrieben werden, Gästedaten müssen gespeichert werden.

    Ich suche nun eine grundlegende Möglichkeit um diesem Aufwand entgegenzuwirken! Hier mal ein Beispiel wie es seither bei uns läuft: jeder Gast bekommt zum Ende des Aufenthalts eine Rechnung ausgestellt, diese wurde seither immer in Word geschrieben. Also Name/Adresse des Gastes eintragen, die Rechnungs-Nr., Datum, und in einer Excel Formel wurde der Aufenthaltszeitraum eingegeben, um den Endpreis zu erhalten (immer ne ziemliche Tipparbeit).
    Wie gesagt unsere bisherige Lösung, aber diese stört mich doch zunehmend, da sie unpraktisch ist. Beispielweise machen wir zu Ostern/Weihnachten jeweils ein Mailing, bei dem alle Gäste angeschrieben werden. Wenn ich nun die Adressen für das Mailing will, muss ich sie jeweils aus dem Word-Dokument (also das Rechnungsdokument) herauskopieren und kann dann so alle Adressdaten zusammenfügen ? eine Heidenarbeit. Zudem sieht unser bisheriges Rechnungslayout aus Word bescheiden aus, muss ich jetzt auch überarbeiten, da nehm ich endlich InDesign zur Hand.
    Ich hab also vor unser ganzes bisheriges System umzukrempeln, einfacher machen und einfach effektiver.

    Meine Überlegungen:
    Möglichkeit 1 das ganze in Access aufziehen. Also eine Datenbank erstellen mit allen Angaben zu dem jeweiligen Gast (also etwa: Adresse, Tel, eMail, Geburtstag, Aufenthaltszeitraum und die Anzahl der Aufenthalte insgesamt ? haben z.B. auch schon Stammgäste, daher die Anzahl). Allerdings hab ich in/mit Access noch fast keine Erfahrung gemacht. Aber hier müsste es möglich sein, mithilfe der Gastdaten jeweils eine Rechnung zu generieren und das alle Daten und Aufenthalte des Gastes gespeichert werden.
    Hat hier jemand Erfahrung mit Datenbanken in Access, bzw. kundespezifischen Rechnungen? Ich selber leider wenig, daher freue ich mich über jede Rückmeldung.

    Möglichkeit 2 ich setz in InDesign schön gekonnt ein neues Rechnungslayout, erzeug ein PDF und verseh dieses im Adobe LiveCycle Designer mit Formularfeldern, vielleicht sogar auch dynamische Felder (also Felder, welche sich auf und zu klappen lassen). Beim letztendlichen Rechnungsschreiben trag ich also alle Gastdaten ein, sowie den Aufenthaltsraum und lass mir über JavaScript den Endbetrag errechnen. Somit hab ich zunächst eine fertige Rechnung im PDF-Format, diese kann ich dann ausdrucken oder theoretisch wenn ich sie vor Veränderung schütze auch als PDF per eMail versenden.
    Hintergedanke hierbei: die kompletten Formularfelder aller geschriebenen Rechnungen kann ich später als exportieren (als .csv) und in Excel auslesen, kann sie dort dann beliebig betrachten, filtern und z.B. auch für das nächste Mailing vorbereiten.

    Soweit meine zwei Ansätze... ich suche also eine Lösung um Kundendaten abzuspeichern, Rechnungen zu schreiben, dabei möchte ich die Daten möglichst nur ein einziges Mal eingeben und sie für immer gespeichert haben.

    Ein ziemlich komplexes Unterfangen also;)
    Was haltet ihr von meinen Lösungsmöglichkeiten? Alles über Access oder eher den Ansatz über PDF mit dem LiveCycle Designer?
    Freu mich natürlich auch über andere Vorschläge.

    Besten Dank!
    marDIn
     
    #1      
  2. Cypion

    Cypion Nicht mehr ganz neu hier

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    Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank
    AW: Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank

    Hallo marDin_H,

    ich finde bei Möglichkeit nicht ganz optimal. Access bietet dir zwar viele Möglichkeiten, ist aber auch etwas schwierig. Außerdem dauert es eine ganze Weile bis eine Datenbank fertig ist.

    Zusammen mit meinem Bruder habe ich eine kleine Firma, die in zwei verschiedene Bereiche gegliedert ist. Die gesamte Steuerung unseres Betriebes haben wir hauptsächlich mit Excel und nur ganz wenig Access realisiert.
    Dabei sind zum Teil auch mehrere Arbeitsmappen miteinander verknüpft. Das heißt, Daten werden von einer Arbeitsmappe aus einer anderen Arbeitsmappe ausgelesen und weiterverwendet. Für diese Verknüpfungen braucht man fast keine Programmierkenntnisse. Man muss sich dabei nur gut mit Excel auskennen.
    Diese Excel Tabellen (z.B. Kunden-Liste) kannst du dann auch verwenden, um in Word einen Serienbrief zu erstellen. Somit lassen sich die Daten der Kunden schnell und einfach für Rundschreiben verwenden.

    Viele Grüße Cypion
     
    #2      
  3. marDin_H

    marDin_H Mediapublisher

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    Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank
    AW: Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank

    hey Cypion,

    danke für die erste Antwort! also von Word will ich eigentlich wegkommen und mich ehr auf die Adobe Schiene begeben, denn mit InDesign zum Layouten oder PDF mit Acrobat kenn ich mich eben aus, und in Word (zwar auch gut, Serienbriefe fertige ich desöfteren an) aber alle Rechnungen erneut immer in diesem Programm zu schreiben will ich eigentlich nicht.
    also ich bin auf die Idee mit Access gekommen, weil ich schon mit FileMakerPro kurz gearbeitet hab. Das ist ja auch ein Datenbank-Programm, hier kann man z.B. seine Daten wie auf Karteikarten abspeichern, filtern oder sortieren... und aus diesem Datenbestand dann auch Rechnungen generiren - also die Kundenadresse steht dann schon drin, den genauen "Rechnungsinhalt" muss man dann eben noch eintippeln. Wir haben hier allerdings kein FileMakerPro zur Verfügung, sondern nur Access- aber das sollte ja ähnlich funktionieren.

    Also seither hatte ich mein Word-Dokument und dort wo die "Rechnungs-Positionen" stehen, also die eigentlichen Beträge, dort war ein Excel-Bereich mit Formeln eingefügt. Das heist wenn ich in diesem Fall die Aufenthaltsdauer in Tage und den Preis eingab, hat es mir den Endpreis ausgespuckt. ...das geht ja schon in die Richtung wie´s ihr auch in der Firma macht.

    aber wie gesagt von Word will ich eigentlich weg. Grund ist nämlich auch der, dass in Zukunft nicht immer ich die Rechnungen schreiben werde, sondern es sollen auch meine Eltern mehr eingespannt werden. Meine Eltern arbeiten jetzt mit dem PC das ist in Ordnung, aber sie haben eben nicht die vollen Programmkenntnisse, sie sind da etwas vorsichtiger! (wie das eben so bei älteren ist) deshlab nin ich auf die Idee mit dem PDF-Formular gekommen - hier kann ich z.B. vordefinieren was in bestimmten Feldern stehn darf und was nicht (z.B. nur BUchstaben oder nur ein Preis im Feld) somit möchte ich Fehlerquellen ausschließen. Das geht nunmal im PDF, würde aber mit Access auch zu bewerkstelligen sein die Felder vorzudefinieren.

    ...Mit Access bin ich mir eben noch etwas uneins, da ich mich zuerst durch sämtliche Anleitungen oder Tuts kämpfen müsste.
    Tendier schon auf die Schiene mit PDF Formularen....

    das Nette ist halt, man kann die Formulardaten später auslesen lassen und sich eine Excel-Liste erstellen, die dann wiederum schön aufgeteilt ist in Name Vorname Adresse .....

    @sobi35: nee das Rad will ich auf keinen Fall neu erfinden, ich will ne "realtiv" einfache Lösung finden, und vor allem auch ne Lösung, bei der Fehler ausgeschlossen werden können, da dann doch viel meine Eltern machen, die nicht soo PC versiert sind wie der Rest hier vielleicht.
    Ich werd im Netz mal suchen ob ich eventuelle eine Branchenlösung auffinde. Problem ist halt immer neue Programme (eventuell neue Investitionen) und wieder neue Zeit, die investierrt werden muss um sich dort zurecht zufinden. Und Zeit hab ich eben nicht ;) bin froh wenn ich das hier ausgestanden hab.


    Also ich such nur ne Möglichkeit Rechnungen easy zu schreiben, auszudrucken, vielleicht das DIng noch per Mail versenden und die Kundendaten eben irgendwie extra zu sichern, damit man sie noch weiter "marketingmäßig" verwenden kann.

    Steuer und dergleichen mach ich erfreulicherweise nichts - da gibts ja den Steuerberater.
     
    #3      
  4. Cypion

    Cypion Nicht mehr ganz neu hier

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    Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank
    AW: Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank

    Also wir erstellen unsere Rechnungen in Excel. Durch die Verknüpfung zu anderen Excel-Dateien können viele Daten schon vorab eingetragen werden. Somit müssen wir nur noch wenige Angaben von Hand schreiben.
    Außerdem kann in Excel der Blattschutz aktiviert werden, damit nur ausgewählte Zellen bearbeitet werden können.

    Word benutzen wir eigentlich nur zum Schreiben von Briefen. ;)

    In Access habe ich für unsere Firma eine Lagerverwaltung erstellten. Diese Lagerverwaltung ist im Grunde nichts besonderes. Es hat aber eine ganze Weile gedauert, bis alles fertig war. :muede:
     
    #4      
  5. marDin_H

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    AW: Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank

    ist es dann in Excel möglich - ihr habt ja sicherlich auch Stammkunden, die öfters bei euch was einkaufen oder ordern - alle Einkäufe die ein Kunde getätigt hat summarisch aufzulisten? Also in meinem Fall wäre es wichtig, dass man sieht, wenn ein Gast z.B. schon zum fünften Mal da ist.
     
    #5      
  6. Cypion

    Cypion Nicht mehr ganz neu hier

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    AW: Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank

    Das dürfte mit Excel kein großes Problem sein ;). In deinem Fall würde ich zwei Excel-Dateien erstellen.
    1. Kundenstamm: Hier würde ich dann alle Informationen (Name, Anschrift, usw.) zu den einzelnen Kunden speichern. Ganz wichtig ist hierbei, jedem Kunden in der ersten Spalte eine Kundennummer zuzuweisen.
    2. Aufenthalt-Daten: In dieser Datei würde ich festhalten, wann welcher Kunde bei euch war. In der ersten Spalte sollte auch hier die Kundennummer stehen. In den nächsten beiden Spalten würde ich das Datum für die Ankunft und die Abreise eintragen. In der dritten Spalte würde ich mir dann die Dauer des Aufenthalts berechnen lassen. In der nächsten Spalte kann dann noch der Rechnungsbetrag für den jeweiligen Aufenthalt eingetragen werden.

    Danach kann der Kundenstamm um zwei weitere Spalten erweitert werden. In der ersten zusätzlichen Spalte würde ich dann die Anzahl der Besuche auslesen lassen. Die zweite zusätzliche Spalte würde ich dann benutzen, um die Summe der Rechnungsbeträge des jeweiligen Kunden auszugeben.
    [​IMG]

    Der Vorteil von Excel liegt vor allem in den zahlreichen Möglichkeiten zur Auswertung und Filterung der Daten.
     
    #6      
  7. janoc

    janoc Karōshi

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    Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank
    AW: Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank

    [laut denken modus, weil ich selbst schon lange nicht mehr mit Access gearbeitet hab]

    Ich meine dass es durchaus Sinn hätte, sich da ein wenig in Access einzuarbeiten. Mit der grundsätzlichen Erfahrung von FileMaker sollte das nicht so schwierig sein für dich.
    Außerdem kannst du mit Access Eingabemasken kreieren, die Falscheingaben verhindern und für deine Eltern vielleicht weniger abschreckend wirken, wie ein komplett offenes Excel-File.
    Über vordefinierte Berichte/Abfragen müsste es dann auf Knopfdruck möglich sein, fix fertige Rechnungen zu erstellen – oder die notwendigen Daten als csv-File auszugeben und diese dann per InDesign in einer Art Serienbrief als schön layoutierte Rechnungen auszugeben (PDF, Drucker, ...)

    Ist aber alles eine Frage vom Aufwand und ob es diesen Wert ist. Die angebotenen Lösungen per Excel sind sicherlich schneller umgesetzt und erfüllen auch ihren Zweck, sind aber vielleicht nicht so nachhaltig.

    [/laut denken modus]
     
    Zuletzt bearbeitet: 01.10.2008
    #7      
  8. marDin_H

    marDin_H Mediapublisher

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    Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank
    AW: Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank

    @ Cypion:
    wie schaffst du es denn/mit welcher Formel, dass sich die Anzahl der Besuche aus der einen Mappe in der andern zusammenaddiert? also du hast ja in deinem Beispiel den Kunden 10000, der zweimal zu Besuch war. In der anderen ersten Mappe zeigt es korrektwerweise die Anzahl 2 an. Kannst du die Formel posten?
     
    #8      
  9. nettrx

    nettrx nettrx

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    #9      
  10. Cypion

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    AW: Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank

    Ich verwende dafür die Formel ZÄHLENWENN:
    =ZÄHLENWENN(Suchbereich;Kriterium)

    Suchbereich: Das ist der Bereich, der nach dem Kriterium durchsucht werden soll. In meinem Beispiel ist das die Spalte A aus der rechten Tabelle.
    Kriterium: Das Kriterium ist in diesem Fall die Zelle A2 aus der linken Tabelle.

    Wenn die Daten (Suchbereich) in einer anderen Datei sind, müssen beide Dateien (Kundenstamm & Daten) geöffnet sein. Du gibst dann nur "=ZÄHLENWENN(" ein und klickst dann in der Daten-Datei (rechten Tabelle) auf die Spaltenbeschriftung.
    In der Formel steht dann als Suchbereich: [Dateiname]Tabelle!Spalte

    Die gesamt Formel der ausgewählten Zelle lautet dann bei mir:
    =ZÄHLENWENN([Daten]Tabelle1!$A:$A;A2)
     
    #10      
  11. marDin_H

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    die ZÄHLWENN Funktion will bei mir in Excel einfach nicht funktionieren.
    hab das Testdokment mal angehängt, ist dort eventuell ein Fehler drin?KD,Name,xMal.xls ... at uploaded.to - Free File Hosting, Free Image Hosting, Free Music Hosting, Free Video Hosting, ...

    im Prinzip ist das aber eine sehr schicke Funktion, die ich später auf jeden Fall verwenden kann/werde! vielleicht fass ich aber doch die Möglichkeit mit Access nochmals ins Auge, das sagt mir nämlich auch ein großes Stück weit zu! Da sich hier ähnlich wie in Acrobat Formularfelder bauen lassen.

    @nettrx: vielen Dank für den Link (das ist doch zweimal der gleiche?) werd das Programm mal durchtesten auf meine Vorstellungen hin. aber ich brauch explizit kein komplettes Hotelmanagment-Programm, so groß sind wir nun auch wieder nicht;)
    auf die Bettenverwaltungsfunktion kann ich also getrost verzichten, such lediglich eine Möglichkeit um Rechnungen zu schreiben und die Kontaktdaten davon in einer Datenbank zu speichern.
     
    #11      
  12. Cypion

    Cypion Nicht mehr ganz neu hier

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    AW: Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank

    Die Funktion kann in deinem Fall auch nicht so funktionieren.

    In der Zelle C2 in der Tabelle Besuchsanzahl steht folgende Formel:
    =ZÄHLENWENN(Besuchsanzahl!A:A;Besuchsanzahl!A2)
    Mit dieser Formel zählt Excel, wie oft der Kunde in der Kundenübersicht (Tabelle Besuchsanzahl) auftaucht.

    Die Formel lautet in deinem Fall:
    =ZÄHLENWENN(Aufenthalte!A:A;Besuchsanzahl!A2)
    Zum ändern deiner Formel markierst du den Bereich "Besuchsanzahl!A:A". Danach wechselst du direkt auf die Tabelle Aufenthalte und klickst dort die Spaltenbeschriftung (A) an. Dann bestätigst du die Formeländerung mit der Eingabetaste und schon wird der richtige Wert angezeigt.


    Access finde ich im Grunde nicht schlecht. Es bietet schon einige Vorteile:

    1. Es lassen sich übersichtliche Formulare gestalten.
    2. Mit Abfragen lassen sich gewünschte Daten anzeigen und verändern.
    3. Access-Datenbanken können in "Front-End" und "Back-End" aufgeteilt werden. Damit könnte man gleichzeitig von mehreren Computern auf die Datenbank zugreifen.
    Leider hat Access meiner Meinung nach aber auch ein paar Nachteile:

    1. Man braucht einige Kenntnisse in der Programmierung mit VBA (Visual Basic for Applications).
    2. Man sollte sich zumindest etwas mit SQL auskennen. SQL wird für Abfragen verwendet. Die meiste Arbeit wird da zwar von Access abgenommen, aber manchmal sind noch manuelle Anpassungen nötig.
    3. Ich finde, dass Access-Datenbanken nicht so leicht erweiterbar sind. Wenn du z.B. merkst, dass dir in einzelnen Tabellen noch Angaben fehlen. Dann muss die Tabelle, das zugehörige Formular und eventuell einige Abfragen angepasst werden.
    Aber egal für welche Lösung (Access oder Excel) du dich entscheidest, kannst du dich gerne an mich wenden, wenn du mal nicht weiter kommst. Ich versuche dann dir zu helfen, sogut ich kann (und so wie es meine Arbeitszeit zulässt :rot:).
     
    #12      
  13. marDin_H

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    die Formel funktioniert jetzt! vielen dank!

    mas machst du denn geschäftlich, dass dich so gud in diesem Gebiet auskennst, was datenbankmäßiges?
    also ich muss mich in Access vor etwas einarbeiten und mir im Internet ein paar entsprechende Tutorials oder Übungsvideos heraussuchen, dann mach ich mich nochmal dran. aber meine Zeit ist grad auch knapp... da muss ich schaun wie ich forwärts komm.

    aber vielen dank fürs angebot :lol: kann gud sein, dass demnächt nochmal ein paar Fragen auftauchen
     
    #13      
  14. Cypion

    Cypion Nicht mehr ganz neu hier

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    AW: Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank

    Ich bin in unserer Firma für das so genannte Office-Team zuständig. Naja eigentlich bin hauptsächlich ich das Office-Team :D.
    Neben unserem Schreibservice und der grafischen Gestaltung (Grußkarten, Visitenkarten, usw.) bietet das Office-Team auch diverse Computer-Lehrgänge (PC-Grundkurse; Word-; Excel-; Outlook-; PowerPoint-Kurse) an.

    Außerdem habe ich ja schon ein Lagerverwaltungsprogramm in Access realisiert. Die Access-Daten werden auch in einer Excel-Datei ausgelesen und dort ausgewertet.
    Diese Lagerverwaltung hat einem befreundeten Unternehmen gut gefallen. Sie haben mich gebeten, diese auch in ihrem Unternehmen zu installieren. Auf die Lagerverwaltung kann von mehreren Computern gleichzeitig zugegriffen werden. Somit haben die Leute im Büro einen guten Überblick über die Lagerbestände. Auch hier werden die Access-Daten in Excel ausgelesen und dort ausgewertet/weiterverwendet.


    Zum Glück hatte ich mich schon vorher etwas in die VBA-Programmierung eingearbeitet. Deshalb war die Programmierung der Lagerverwaltung auch kein großes Problem. :)


    Sehr schön immer her damit!;)
     
    #14      
  15. marDin_H

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    ja das ist schon ganz interessant, was so alles realisierbar ist!

    bist ja dann auch vom Fach. habs bei meiner Internetreserche gemerkt, die Leute die sich mit Datenbankprogrammierung &Co beschäftigen, habens zum Teil schon drauf. richtige Freaks ;) die auch eben mal ganze Skripte schreiben.
    werd mich in den nächsten Tagen dranmachen und mal anfangen umzusetzen. werd hier berichten wie weit ich bin, in meinem komplexen Umfangen.
     
    #15      
  16. Cypion

    Cypion Nicht mehr ganz neu hier

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    Na dann wünsche ich dir mal viel Spaß! ;)

    Ich freue mich schon darauf, wieder was von dir zu hören. :)
     
    #16      
  17. Tiger955

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    AW: Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank

    Gerade Gäste-Datenbanken sind sogar klassiche Einsatzgebiete für Access, ebenso wie Lagerverwaltungen, Reservierungsprogramme, Fakturierungen, Kundenverwaltung.

    Bei Gäste-Datenbanken gilt es z.B. Redundanzen von Daten zu vermeiden (doppelt angelegte Kunden vermeiden - was man durch Prüfalgorythmen erledigt) , logische Eingabeprüfungen zu machen (z.B. Syntaxprüfung einer PLZ u.ä.), Ergänzungen von Eingabedaten zu machen (z.B. man gibt die PLZ ein und im Ortsnamenfeld wird automatisch der Ort gesetzt), usw.

    All dies verlangt geradezu nach VBA (Visual Basic for Applications), was Bestandteil von Access ist.
    Ich kann auch daher den Argumenten von Cypion nicht zustimmern, die eigentlich nicht für Access stimmen.

    Ganz im Gegenteil:
    Access ist sehr leicht erweiterbar, vorausgesetzt man hat die Anwendung von Anfang an richtig konzipiert und man kennt sich gut aus - vor allem mit VBA.

    Wie bereits von anderen erwähnt, kann man mit Access natürlich Eingabemaksen ("Formulare") machen, die im Hintegrund diese Logikprüfungen durchführen oder Felder automatisch befüllen, etc.

    Weder Word, Excel oder ein Adobe-Programm ist dafür geeignet (Filemaker kenn ich nciht, ob sich diese DB auch VBA bedient).

    Wenn Du daher ein auf Deinen Betrieb angepaßtes Programm brauchst, kommst du eigentlich um eine selbst geschriebene (Access-)Anwendung nicht herum.

    In der Regel findet sich aber kein fertiges käufliches Programm, das ganz genau den Wünschen der Kunden entspricht. Es ist zwar richtig, man braucht das Rad nicht neu zu erfinden, evt. findest Du ein fertiges Programm, welches für die allgemeinen Hotelbedürfnisse geeignet ist, sobald Du aber eigene Vorstellungen hast, was Du mit Deinen Daten machen willst, dann wirst Du auf eine "custom-made" Anwendung zurück greifen müssen.

    Da ich an den Kunden angepaßte Anwendungen erstelle, kannst du mich auch gerne unverbindlich kontaktieren.

    Gruß
    Michael
     
    #17      
  18. marDin_H

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    AW: Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank

    Zu meinem bisherigen Stand:
    hab ein PDF-Rechnungsformular erstellt - hier kann man die Kontaktadresse des Gastes, sowie noch Zusatzangaben eingeben, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, außerdem die Aufenthaltsdauer + sonstige Preise, aus welchen dann der Endbetrag mit ausgewiesener MwSt. berechnet wird. Dieses PDF-Formular kann ich dann direkt ausdrucken und hab somit meine fertige Rechnung, die ich an den Gast weiter reichen kann. Außerdem wird die Rechnung zusätzlich abgespeichert.
    Sollte ich jetzt für ein bestimmtes Vorhaben, z.B. ein Mailing, die Gästedaten benötigen, kann ich alle bisherigen Rechnungen von Acrobat auswerten lassen, dann erhalt ich eine Excel-Liste mit den Spaltenüberschriften Name/Straße/PLZ/? so wie ich die Formularfelder eben benannt hab.

    Jetzt kann es aber sein, dass in einem bestimmtem Zeitraum ein Gast aber doppelt da war, jetzt taucht der Namen in meiner Excel-Übersicht dann aber zweimal auf ? bis jetzt muss ich von Hand drübergehen und diese manuell aussortieren, dass diese z.B. nicht 2 Postkarten kriegen. (nicht ganz optimal ? aber noch machbar)

    Des weiteren bietet mein zwar Excel-File jetzt eine Übersicht über alle Gäste, aber eigentlich etwas unübersichtlich, da alles auf einem Haufen steht. Sofern ich einen bestimmten Gast suche, muss ich tatsächlich die Suchfunktion verwenden oder eben Filter einstellen. ?wirkt eben ziemlich überfüllt, da ich nur eine Übersicht über alles hab, was mir aber ehr gefallen würde, wär eine Art Karteikarte wie man sie z.B. von Outlook-Kontakten her kennt oder Access selbst bietet eine sehr gute Vorlage.
    [​IMG]

    Außerdem lässt es sich so nicht bewerkstelligen, dass jeder Gast eine ID bekommt - war ein Gast schonmal da, muss ich in einer alten Rechnung jeweils nach den Daten schauen und z.B. die Adresse in die neue Rechnung übernehemen ...selbstständiges Ausfüllen is hier nicht.

    Ist also noch ziemlich umständlich und vor allem nicht ausgereift.
    Access eignet sich sicherlich vorzüglich dazu (Filemaker ist sicherlich ähnlich, über dieses Programm bin ich ja erst auf Datenbanken gekommen)
    aber was mein Problem ist, ich weiß absolut nicht wie ich in Access vorzugehn habe, da haperts auch noch etwas an der Bedienung, VBA? oje. Hab mich mal an Access Vorlagen versucht und diese abzuändern, aber das klappt nicht. Ein Grundproblem was ich grad auch noch hab, wie verknüpfe ich 2 Datenbanken miteinander? also z.B. wenn ich eine Übersicht über meine Kontakte hab und da einen rauspicken will, klick ich ihn an - wie komme ich dann aber auf die Details des Kontaktes? muss das irgendwie verlinkt werden? :?:


    ein fertiges Programm gibt es tatsächlich nicht, das was ich seither gesehen hab oder mir empfohlen worden ist, haut mich echt nicht vom Hocker - zumal manche auch richtig zur Kasse bitten.
     
    #18      
  19. Tiger955

    Tiger955 Nicht mehr ganz neu hier

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    Tja, was soll ich sagen, Dein Formular ist sicherlich ein Grundstein.

    Machen kann man vieles und ich respektiere alle Lösungen, die sich jemand erarbeitet.

    Aber m.M. nur das richtige Tool ermöglicht ein professionelles, im Sinne von schnellstmöglichem und bestmöglichem Arbeiten.

    Überlege es Dir, wenn du willst, können wir mal darüber reden (mailen) - außerhalb des PSD-Forums, denn dort gehört das DB-Thema eigentlich nicht hin.

    Gruß
    Michael
     
    #19      
  20. marDin_H

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    Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank
    AW: Komplexes Umfangen: Gäste-Datenbank

    ja stimmt DB ist hier sicherlich nicht das richtige Forum, werd mich dann gerne demnächst einmal bei dir melden.

    Aber noch ne allgemeine Frage: kennt jemand gute Tutorials für den Bereich Access und Datenbankenerstellung? will mich ncoh etwas einarbeiten.
     
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teststefan