Mediapublisher
hallo PSD-ler,
hab ein paar grundlegende Fragern zu Datenhandling und Datenbanken. Es ist zwar mit Sicherheit nicht unbedingt Das richtige Forum hier, wenns um Datenbanken geht, aber ich schilder einfach mal mein Problem/meine Situation:
meine Eltern betreiben seit ein paar Jahren ein Ferienhaus mit Ferienwohnungen, läuft ganz gud, in der Zwischenzeit kommen auch immer mehr Gäste um Ferien zu machen ? neue wie schon altbekannte. Nun ist aber der Punkt gekommen, an dem der Verwaltungsaufwand auch etwas größer wird. Rechnungen müssen immer geschrieben werden, Gästedaten müssen gespeichert werden.
Ich suche nun eine grundlegende Möglichkeit um diesem Aufwand entgegenzuwirken! Hier mal ein Beispiel wie es seither bei uns läuft: jeder Gast bekommt zum Ende des Aufenthalts eine Rechnung ausgestellt, diese wurde seither immer in Word geschrieben. Also Name/Adresse des Gastes eintragen, die Rechnungs-Nr., Datum, und in einer Excel Formel wurde der Aufenthaltszeitraum eingegeben, um den Endpreis zu erhalten (immer ne ziemliche Tipparbeit).
Wie gesagt unsere bisherige Lösung, aber diese stört mich doch zunehmend, da sie unpraktisch ist. Beispielweise machen wir zu Ostern/Weihnachten jeweils ein Mailing, bei dem alle Gäste angeschrieben werden. Wenn ich nun die Adressen für das Mailing will, muss ich sie jeweils aus dem Word-Dokument (also das Rechnungsdokument) herauskopieren und kann dann so alle Adressdaten zusammenfügen ? eine Heidenarbeit. Zudem sieht unser bisheriges Rechnungslayout aus Word bescheiden aus, muss ich jetzt auch überarbeiten, da nehm ich endlich InDesign zur Hand.
Ich hab also vor unser ganzes bisheriges System umzukrempeln, einfacher machen und einfach effektiver.
Meine Überlegungen:
Möglichkeit 1 das ganze in Access aufziehen. Also eine Datenbank erstellen mit allen Angaben zu dem jeweiligen Gast (also etwa: Adresse, Tel, eMail, Geburtstag, Aufenthaltszeitraum und die Anzahl der Aufenthalte insgesamt ? haben z.B. auch schon Stammgäste, daher die Anzahl). Allerdings hab ich in/mit Access noch fast keine Erfahrung gemacht. Aber hier müsste es möglich sein, mithilfe der Gastdaten jeweils eine Rechnung zu generieren und das alle Daten und Aufenthalte des Gastes gespeichert werden.
Hat hier jemand Erfahrung mit Datenbanken in Access, bzw. kundespezifischen Rechnungen? Ich selber leider wenig, daher freue ich mich über jede Rückmeldung.
Möglichkeit 2 ich setz in InDesign schön gekonnt ein neues Rechnungslayout, erzeug ein PDF und verseh dieses im Adobe LiveCycle Designer mit Formularfeldern, vielleicht sogar auch dynamische Felder (also Felder, welche sich auf und zu klappen lassen). Beim letztendlichen Rechnungsschreiben trag ich also alle Gastdaten ein, sowie den Aufenthaltsraum und lass mir über JavaScript den Endbetrag errechnen. Somit hab ich zunächst eine fertige Rechnung im PDF-Format, diese kann ich dann ausdrucken oder theoretisch wenn ich sie vor Veränderung schütze auch als PDF per eMail versenden.
Hintergedanke hierbei: die kompletten Formularfelder aller geschriebenen Rechnungen kann ich später als exportieren (als .csv) und in Excel auslesen, kann sie dort dann beliebig betrachten, filtern und z.B. auch für das nächste Mailing vorbereiten.
Soweit meine zwei Ansätze... ich suche also eine Lösung um Kundendaten abzuspeichern, Rechnungen zu schreiben, dabei möchte ich die Daten möglichst nur ein einziges Mal eingeben und sie für immer gespeichert haben.
Ein ziemlich komplexes Unterfangen also
Was haltet ihr von meinen Lösungsmöglichkeiten? Alles über Access oder eher den Ansatz über PDF mit dem LiveCycle Designer?
Freu mich natürlich auch über andere Vorschläge.
Besten Dank!
marDIn
hab ein paar grundlegende Fragern zu Datenhandling und Datenbanken. Es ist zwar mit Sicherheit nicht unbedingt Das richtige Forum hier, wenns um Datenbanken geht, aber ich schilder einfach mal mein Problem/meine Situation:
meine Eltern betreiben seit ein paar Jahren ein Ferienhaus mit Ferienwohnungen, läuft ganz gud, in der Zwischenzeit kommen auch immer mehr Gäste um Ferien zu machen ? neue wie schon altbekannte. Nun ist aber der Punkt gekommen, an dem der Verwaltungsaufwand auch etwas größer wird. Rechnungen müssen immer geschrieben werden, Gästedaten müssen gespeichert werden.
Ich suche nun eine grundlegende Möglichkeit um diesem Aufwand entgegenzuwirken! Hier mal ein Beispiel wie es seither bei uns läuft: jeder Gast bekommt zum Ende des Aufenthalts eine Rechnung ausgestellt, diese wurde seither immer in Word geschrieben. Also Name/Adresse des Gastes eintragen, die Rechnungs-Nr., Datum, und in einer Excel Formel wurde der Aufenthaltszeitraum eingegeben, um den Endpreis zu erhalten (immer ne ziemliche Tipparbeit).
Wie gesagt unsere bisherige Lösung, aber diese stört mich doch zunehmend, da sie unpraktisch ist. Beispielweise machen wir zu Ostern/Weihnachten jeweils ein Mailing, bei dem alle Gäste angeschrieben werden. Wenn ich nun die Adressen für das Mailing will, muss ich sie jeweils aus dem Word-Dokument (also das Rechnungsdokument) herauskopieren und kann dann so alle Adressdaten zusammenfügen ? eine Heidenarbeit. Zudem sieht unser bisheriges Rechnungslayout aus Word bescheiden aus, muss ich jetzt auch überarbeiten, da nehm ich endlich InDesign zur Hand.
Ich hab also vor unser ganzes bisheriges System umzukrempeln, einfacher machen und einfach effektiver.
Meine Überlegungen:
Möglichkeit 1 das ganze in Access aufziehen. Also eine Datenbank erstellen mit allen Angaben zu dem jeweiligen Gast (also etwa: Adresse, Tel, eMail, Geburtstag, Aufenthaltszeitraum und die Anzahl der Aufenthalte insgesamt ? haben z.B. auch schon Stammgäste, daher die Anzahl). Allerdings hab ich in/mit Access noch fast keine Erfahrung gemacht. Aber hier müsste es möglich sein, mithilfe der Gastdaten jeweils eine Rechnung zu generieren und das alle Daten und Aufenthalte des Gastes gespeichert werden.
Hat hier jemand Erfahrung mit Datenbanken in Access, bzw. kundespezifischen Rechnungen? Ich selber leider wenig, daher freue ich mich über jede Rückmeldung.
Möglichkeit 2 ich setz in InDesign schön gekonnt ein neues Rechnungslayout, erzeug ein PDF und verseh dieses im Adobe LiveCycle Designer mit Formularfeldern, vielleicht sogar auch dynamische Felder (also Felder, welche sich auf und zu klappen lassen). Beim letztendlichen Rechnungsschreiben trag ich also alle Gastdaten ein, sowie den Aufenthaltsraum und lass mir über JavaScript den Endbetrag errechnen. Somit hab ich zunächst eine fertige Rechnung im PDF-Format, diese kann ich dann ausdrucken oder theoretisch wenn ich sie vor Veränderung schütze auch als PDF per eMail versenden.
Hintergedanke hierbei: die kompletten Formularfelder aller geschriebenen Rechnungen kann ich später als exportieren (als .csv) und in Excel auslesen, kann sie dort dann beliebig betrachten, filtern und z.B. auch für das nächste Mailing vorbereiten.
Soweit meine zwei Ansätze... ich suche also eine Lösung um Kundendaten abzuspeichern, Rechnungen zu schreiben, dabei möchte ich die Daten möglichst nur ein einziges Mal eingeben und sie für immer gespeichert haben.
Ein ziemlich komplexes Unterfangen also
Was haltet ihr von meinen Lösungsmöglichkeiten? Alles über Access oder eher den Ansatz über PDF mit dem LiveCycle Designer?
Freu mich natürlich auch über andere Vorschläge.
Besten Dank!
marDIn