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Tutorialbeschreibung

PDF-Kommentierung mit Kommentarwerkzeugen in Acrobat und Reader

PDF-Kommentierung mit Kommentarwerkzeugen in Acrobat und Reader

Für Arbeitsgruppen ist ein Revisionsworkflow durch Adobe Acrobat 8 einfach umzusetzen. Das Programm bietet umfangreiche Kommentarwerkzeuge für einen gelungenen Austausch von Informationen, darunter Kommentare, Notizen, Stempel, Texte, Grafikmarkierungen und Messen.


Revisionsworkflow unter Einbeziehung des kostenlosen Adobe Reader

Besonders vorteilhaft für die Arbeitsgruppenarbeit ist die Möglichkeit, den Adobe Reader mit einzubeziehen. Grundsätzlich können in Adobe Acrobat erstellte Kommentare in PDF-Dokumenten in Adobe Reader betrachtet werden. Diese werden automatisch angezeigt, sofern Kommentare vorhanden sind. Um eigene Kommentare zu erstellen und auf vorhandene im Adobe Reader zu antworten, müssen die notwendigen Einstellungen getroffen werden. Im Adobe Reader mit aktivierten Verwendungsrechten zur Kommentierung ist die Kommentarliste ebenfalls vorhanden.
Ich kann in Adobe Acrobat Kommentarwerkzeuge für Adobe Reader in dem betreffenden PDF-Dokument freischalten. Wenn die Datei im Adobe Reader geöffnet wird, dann erscheinen die neuen Werkzeuge automatisch. Besonders zweckmäßig ist diese Funktion, wenn Adressaten des PDF-Dokuments den Adobe Acrobat nicht besitzen und nur mit dem Adobe Reader arbeiten können. Kommentare können so mit dem Adobe Reader erstellt werden.

Zum Freischalten der Kommentarwerkzeuge in Adobe Reader muss ich in Adobe Acrobat die Verwendungsrechte aktivieren. Hierzu klicke ich auf Erweitert => Verwendungsrechte in Adobe Reader aktivieren.... Es öffnet sich ein Fenster und ich bestätige mit „Jetzt speichern“.

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Daraufhin öffnet sich erneut ein Fenster zum Speichern der Datei. Jetzt kann ich dem PDF-Dokument einen neuen Namen geben und auf der Festplatte speichern. Wenn ich nun diese Datei mit dem Adobe Reader öffne, finden sich automatisch die neuen Funktionen in der Werkzeugleiste wieder.

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Somit habe ich die Möglichkeit, mit dem kostenlosen Adobe Reader Kommentar- und Grafikmarkierungswerkzeuge zu verwenden, Formulardaten zu speichern und in festgelegten Unterschriftsfeldern und auch an jeder beliebigen Stelle auf der Seite zu unterschreiben. Die Verfahrensweise der Kommentierungen ist die des Adobe Acrobats (siehe weiteren Text).

Zu beachten: Die Freischaltung der Verwendungsrechte gilt immer nur für das jeweilige Dokument. Mit der Freischaltung werden bestimmte Bearbeitungsrechte in Adobe Acrobat gesperrt. Dazu gehören Änderungen im Dokument (z. B. TouchUp-Korrekturen), die Zusammenstellung des Dokuments und die Erstellung von Vorlagenseiten.

Die Sperre lässt sich beheben, indem ich das PDF-Dokument mit den erweiterten Nutzungsrechten in Adobe Reader einfach als Kopie speichere. Dann gehen die Bearbeitungen in Adobe Acrobat wie gewohnt.


Die Kommentarwerkzeuge

In der Menüleiste gibt es den Punkt „Kommentare“. Dort finden sich die wichtigsten Werkzeuge und Funktionen für Kommentierungen innerhalb von PDF-Dokumenten.

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Die Werkzeugleiste „Kommentieren und Markieren“ zeigt die gängigsten Anwendungen. Falls ich bestimmte Werkzeuge zur Kommentierung verwende, die nicht automatisch in der Werkzeugleiste Kommentieren und markieren angezeigt werden, dann kann ich diese über das Menü => Anzeige => Werkzeugleisten => Weitere Werkzeuge für die Werkzeugleiste aktivieren.

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Eine Notiz ist bei fast allen Werkzeugen mit Doppelklick auf die Form möglich.
Ich werde jetzt die einzelnen Werkzeuge erklären:

Textbearbeitungs- und Textmarkierungswerkzeuge
Für Textänderungen bieten sich die Textbearbeitungs- und -markierungswerkzeuge an. Es werden entlang der Zeile Markierungen vorgenommen. Ich kann die betreffenden Stellen im Text korrigieren oder visuell hervorheben. Hier kann ich - ausgewählte Texte ersetzen (1) - ausgewählte Texte durch farbige Markierungen hervorheben (2)
- ausgewählte Texte eine Notiz hinzufügen (3) - Text an Cursor-Position einfügen (4)
- ausgewählte Texte unterstreichen (5)
- ausgewählte Texte zum Löschen durchstreichen. (6)
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Bei allen Bearbeitungen kann ich in Dialogboxen mein Kommentar geben, was genau ich damit meine. Zur Bearbeitung markiere ich mit dem Textbearbeitungswerkzeug meinen Text. Danach kann ich die weiteren Werkzeuge zur Bearbeitung wählen. Wenn ich einen Textwerkzeugkkommentar wieder löschen möchte, kann ich das mit dem entsprechenden Werkzeug anklicken und löschen oder mit dem Handwerkzeug aktivieren und löschen. Unter Eigenschaften des jeweiligen Werkzeugs – rechte Maustaste und Eigenschaften klicken – kann ich die Formationen zur Anzeige festlegen. So kann ich Farbe und Deckkraft reglementieren, aber auch Verfasser und Thema spezifizieren.

Grafikmarkierungswerkzeuge
Mit den Grafikmarkierungswerkzeugen können Markierungen an jeder Stelle im Dokument vorgenommen werden. Vorzugsweise werden diese Werkzeuge für Grafiken verwendet. Mit den Werkzeugen zum Zeichnen als Grafikmarkierung lassen sich bestimmte Änderungen geometrisch bestimmen Die Werkzeuge sind bis auf die Polygonwerkzeuge in der Werkzeugleiste „Kommentieren und markieren“. Wenn ich diese zur Kommentierung wünsche, so muss ich sie über „Weitere Werkzeuge“ (siehe oben) aktivieren. Das Unterscheidungsmerkmal der Seitenbereichmarkierungen zu den Textmarkierungen ist die äußere Form. Zu den Grafikmarkierungswerkzeugen gehören: - Kommentarwolkenwerkzeug als einkringelnde Markierungen (1) - Pfeilwerkzeug, nur in Professional/nicht in der Standardversion verfügbar (2) - Linienwerkzeug (3)
- Rechteckwerkzeug (4)
- Kreiswerkzeug, mit gehaltener Shifttaste werden die Kreise wie bei Photoshopformen rund, sonst oval (5)
- Polygonlinienwerkzeug (6) - Polygonwerkzeug (7)
- Bleistiftwerkzeug für beliebige Formen (8)
- Radiergummiwerkzeug löscht die mit dem Bleistiftwerkzeug gezeichneten Formen (9)

Mit Klick der rechten Maustaste auf die Form lassen sich die Werkzeuge in Linienstärke und Farbe verändern. Diese Werkzeuge lassen sich nicht nur zur Markierung von Kommentarierungsbedarfen nutzen, sondern auch als Erklärung in Bildern etc.

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Messwerkzeuge
Messwerkzeuge sind dafür bestimmt, Abstände, Flächen und Winkel zu messen. Die Messwerkzeug lassen sich einblenden über das Menü => Anzeige => Werkzeugleiste => Messen.

Dazu zählen das:
- Abstandswerkzeug
- Kumulative Abstandswerkzeug

- Flächenwerkzeug

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Je nach Anwendung kann es bspw. zweckmäßig sein, millimetergenaue Unterschiede im Absatzformat oder ähnlichem darzustellen. Die Messwerkzeuge haben keine Notiz-/Kommentarfunktion. Einzige Möglichkeit ist es, über die Beschriftung zusätzliche Informationen über das Werkzeug zu steuern. Oder ich nehme einfach das Notizwerkzeug für ein Kommentar.

Notizen

Das Notizwerkzeug ist das klassische Werkzeug für Kommentare, weil es einfach in der Handhabung ist und sich deshalb allgemeinhin großer Beliebtheit erfreut. Zum Erstellen einer Notiz klicke ich einfach in den Arbeitsfeld. Schon öffnet sich das Notizfenster.

Wenn ich meinen Text in das Notizfeld eingetragen habe, kann ich das Fenster mit einem Doppelklick auf das zuvor gesetzte Notizsymbol oder auf das Minimierensymbol oben rechts im Fenster schließen. Mit Doppelklick auf das Notizsymbol öffne ich es wieder. Ebenso lässt sich das Fenster über die Optionen minimieren.

Für eine Antwort öffne ich die Optionen und wähle „Antworten“. Auch sind mehrere Antworten auf eine Notiz etwa von mehreren Teilnehmern möglich.

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Es besteht die Möglichkeit, dass Erscheinungsbild der Notizsymbole dem Bedarf in Symbolik, Deckkraft und Farbe anzupassen.

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Textfelder
Textfelder haben die Eigenschaften, direkt im Dokument platziert zu werden. Für das Textfeld klicke ich einfach mit dem Textfeld-Werkzeug in die Seite und kann schon losschreiben. Unter Eigenschaften kann ich wieder das Erscheinungsbild (auch die Umrandungen lassen sich verändern) dem Bedarf anpassen.
Legenden
Die Legende unterscheidet sich vom Textfeld darin, dass es einen Pfeil hat, der die genaue Stelle, die gemeint wird, anzeigt. Ebenso stehen hier die Formatierungsmöglichkeiten über die Eigenschaften zur Verfügung. Die Ausrichtung des Pfeils kann ich natürlich auch jederzeit anpassen.

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Stempel
Stempel sind eine praktische Möglichkeit, anschaulich, einfach und schnell Informationen zweckgerichtet darzustellen. Die Stempel sind digital, können daher durchsucht werden, und werden als Kommentar behandelt, finden sich demnach auch in der Werkzeugleiste Kommentieren und Markieren.

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Die Stempel unterteilen sich in: - dynamisch – hier wird die aktuelle Zeit der Bearbeitung automatisch berücksichtigt
- geschäftlich – Stempel über Vorgänge (vertraulich/nicht zur Veröffentlichung/Entwurf/etc.)
- Hier unterschreiben – insbesondere bei hierarchischen Arbeitsstrukturen zur Abzeichnung sinnvoll
- Favoriten
Diese vier eingerichteten Kategorien können im eigene erweitert werden. So habe ich die Möglichkeit, mir selbst Stempel einzurichten, indem ich Bilder hochlade und mit den nötigen Texten versehen. Somit kann ich benutzerdefinierte Stempel verwenden. Die Favoritenstempel sind eine Liste, die ich mir selbst anlegen kann. Den aktuellen Stempel kann ich als Favorit bestimmen, somit erscheint dieser auch unter der Stempelkategorie Favoriten. Die Favoriten sind bei oft verwendeten Stempeln sinnvoll. Um dem Dokument einen Stempel aufzudrücken, wähle ich den gewünschten Stempel und klicke an der entsprechenden Stelle im Dokument. Es erscheint mit Klick auf das Stempelwerkzeug immer der zuletzt ausgewählte Stempel. Über Eigenschaften kann ich verschiedene Formatierungen in der Erscheinung des Stempels vornehmen. Über die Eckpunkte kann ich den Stempel in der Größe verändern und drehen. Auch lassen sich Stempel nachträglich in der Position verändern und skalieren. Mit einem Doppelklick auf den Stempel öffnet sich ein Notizfenster, falls ich weitere Informationen zum Stempel mitgeben möchte. Die Notizfenster lassen sich minimieren. Das kleine Notizsymbol zeigt an, wenn ein Stempel eine Notiz hat. Im Mouse-over zeigt sich dann der Text der Notiz, mit Klick auf das Symbol öffnet sich das Notizfenster. Lösche ich ein Stempel aus der Seite, so wird auch der Kommentar aus der Notiz entfernt.

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Wenn ich eine neue Stempelkategorie mit neuen Stempeln erstellen möchte, gehen ich folgendermaßen vor: Als erstes wähle ich im Menü des Stempelwerkzeuges „Benutzerdefinierten Stempel erstellen“ oder „Stempel verwalten“. Nun habe ich die Möglichkeit, über Erstellen mein Wunschbild für den Stempel hochzuladen. Es werden viele Dateiformate berücksichtigt. Ich kann jetzt das Wunschbild wählen. In der Vorschau sehe ich nun das Stempelmotiv und bestätige mit OK.
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Nun kann ich eine der drei vorgegebenen Kategorien (dynamisch/geschäftlich/Hier unterschreiben) wählen oder eine eigene erstellen. Ich erstelle eine neue Kategorie PSD-Tutorials.de, gebe dem Stempel den Namen „Logo ohne Typo“ und bestätige mit OK. Ich sollte im Vorfeld darauf achten, dass das Stempelmotiv in keiner zu großen Auflösung hochgeladen wird, sonst muss ich jedes Mal den Stempel auf die gewünschte Größe skalieren.

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Nun ist meine neue Kategorie mit dem neuen Stempel eingerichtet und ich kann ihn verwenden.

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Eine weitere Möglichkeit ist es, Bilder aus der Zwischenablage als Stempel zu verwenden. So kann ich schnell Bilder als Stempel platzieren und mit Anmerkungen versehen.

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Schreibmaschine
Für einfachste Hinweise im Text bietet sich das Schreibmaschine-Werkzeug an. Dieses Werkzeug lässt sich auch für den Adobe Reader aktivieren. Als erstes muss ich, sofern das Werkzeug nicht angezeigt wird, über die Schreibmaschine aktivieren über Werkzeuge => Schreibmaschine => Schreibmaschine. Mit dem Schreibmaschine-Werkzeug kann ich im Text schnell und einfache Anmerkungen anbringen. Für komplexere Kommentare eignet sich dieses Werkzeug allerdings nicht, auch wenn die erstellten Objekte wie Kommentare gehandhabt werden. Über rechte Maustaste => Textstil kann ich Formatierungen vornehmen.

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Weitere Werkzeuge

Neben diesen vielfältigen Möglichkeiten zum Kommentieren und Markieren gibt es noch weitere zweckmäßige Funktionen, die sich zur Kommentierung eignen. Dazu gehören Dateianhänge und Audiokommentare. Die Verwendung dieser beiden Funktionen werden in einem weiteren Tutorial erläutert.


Kommentare verwalten

In großen Dokumenten kann es zu einer hohen Anzahl von Kommentaren kommen. Da ist es angebracht, eine gute Übersicht zu behalten, wenn das Dokument übernommen wird. Hierzu hat Adobe Acrobat eine eigene Kommentarliste. Diese kann ich öffnen über das Menü => Kommentare => Kommentarliste einblenden oder über die Werkzeugleiste „Kommentieren und Markieren“ => Einblenden => Kommentarliste einblenden.

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Es öffnet sich die Kommentarliste mit allen Kommentaren. Die textliche Anmerkungen werden in einer Spalte erfasst. Die Sortierfolge kann ich einstellen nach Seiten, Verfasser, Typ, Datum und Farbe. Ich kann auch einstellen, ob ich alle Kommentare oder nur Kommentare eines bestimmten Types, etwa nur Stempel, auflisten möchte. Ebenso lassen sich Kommentare neben dem Typ nach Überprüfer, Status, Überprüfungsstatus filtern. So werden nur die Kommentare angezeigt, wie ich es möchte. Sind Antworten bereits vorhanden, so werden diese auch angezeigt.

Zum Durchsuchen von Kommentaren nutze ich das Suchen-Symbol.


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Über die Kommentarliste kann ich auf Kommentare antworten, indem ich im Textfeld der Kommentarliste entsprechend meine Antwort hinterlege. Diese Antworten haben dann kein eigenes Kommentarfenster im Kommentar des Dokumentes.

Sinnvoll ist die Funktion, den Kommentaren einem Status zuzuweisen. Das kommt immer dann in Betracht, wenn eine PDF-Datei mit Kommentaren übernommen wird und der aktuelle Bearbeiter Entscheidungsfunktionen wahrnimmt.

So kann ich folgende Zustände als Status zuweisen:
- akzeptiert
- abgelehnt
- abgebrochen
- beendet

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Nach der Bearbeitung werden die Kommentare für gewöhnlich gelöscht. Auch gibt es Situationen, da wird nur eine bestimmte Anzahl an Kommentaren gelöscht, aber nicht alle. So kann ich auswahlen, welche Kommentare ich löschen will. Zum Löschen aller Kommentare wähle ich STRG+A. Jetzt sind alle Kommentare ausgewählt. Möchte ich nur eine bestimmte Anzahl an Kommentaren löschen, wähle ich die jeweiligen Kommentare mit gedrückter STRG-Taste aus und wähle dann das Löschen-Symbol bzw. rechte Maustaste => Löschen.

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Wenn das PDF-Dokument mit den Kommentaren an den Bearbeiter übergeben werden soll, so bietet es sich an, diesen statt der ganzen Datei nur die Kommentare zu schicken. Falls dieser das PDF-Dokument selbst hat, erhöht sich durch den Kommentarexport und Kommentarimport die Effizienz und vermindert zeitliche Verluste längere Downloadzeiten etc.

Dazu muss ich die Kommentare in einer Datendatei mit dem Format FDF exportieren. Das kann ich über Kommentare => Kommentare in Dateidatei exportieren. Nun öffnet sich ein Fenster und ich speichere meine Kommentare als eine Acrobat Forms-Dokument.

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Im PDF-Dokument ohne den Kommentaren importiere ich die Kommentare über das Menü Kommentare => Kommentare importieren. Es öffnet sich ein Fenster und ich wähle die FDF-Datei.


Austausch der PDF-Kommentare in Arbeitsgruppen zum Revisionsworkflow

Wenn sich die Erfordernisse an Redaktionsarbeitsgruppen orientieren, dann genügt es oft nicht, die Dateien einfach hin- und herzuschieben, sondern den Austausch zur bestmöglichen Kontrolle über den Verlauf der Überprüfung auch über Adobe Acrobat zu initiieren.

Dafür bietet Adobe Acrobat 8 mehrere Methoden an:
- Kommentare zur E-Mail-Überprüfung anhängen
- Kommentare zur gemeinsamen Überprüfung senden
- Kommentare zur Überprüfung im Browser hochladen.

Im Überprüfungsprotokoll werden alle Arbeitsschritte festgehalten mit dem aktuellen Status.

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Die Überprüfungen auf E-Mail-Basis verlangen, dass das kommentierte PDF-Dokument über das Menü Kommentare => „Zur E-Mail-Überprüfung anhängen“ verschickt wird und nicht über Datei => An E-Mail anhängen, sonst kann die Überprüfung nicht nachvollzogen werden.
Die gemeinsame Überprüfung orientiert sich an einem gemeinsamen Speicherort. Damit ist ein Bearbeiten online und offline möglich. Der Speicherort hat die Rolle eines Kommentarservers, auf dem die Bearbeiter auch gleichzeitig via Netzwerk/Internet zugreifen. Ein sogenannter WebDAV-Server kann für kleinere Arbeitsgruppen über die Creative Suite mit der Adobe Version Cue CS2 genutzt werden.
Die browserorientierte Überprüfung wird durch einen Server, auf dem das PDF-Dokument liegt, realisiert und ist damit eine Onlineüberprüfung. Mehrere Teilnehmer können das Dokument online kommentieren und bearbeiten. Die Veränderungen im Dokument erfahren die Teilnehmer in Echtzeit. Da die Datei die ganze Zeit auf dem Server bleibt, werden die Kommentarwerkzeuge direkt im Webbrowser benutzt.

Kommentare
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Portrait von natmal
  • 05.09.2011 - 16:08

super und hilfreich...danke!!!

Portrait von arminburry
  • 23.11.2010 - 14:20

Ich bin begeistert.
Das Tutorial ist sehr hilfreich.
Damit werde ich meine Abteilung schulen.
Vielen Dank dafür.

Portrait von photoheini
  • 21.10.2010 - 11:31

Sehr ausführlich erklärt, tolles Tutorial, vielen Dank!

Portrait von emretoptan
  • 15.10.2009 - 12:37

Einfach sehr guter Tutorial, toll gemacht!

Alternative Portrait
-versteckt-(Autor hat Seite verlassen)
  • 02.09.2009 - 13:13

Einfach grosse Klasse!

Portrait von Sonnenholz
  • 14.02.2008 - 23:57

sehr guter Tutorial, Wie verschiebt man den Text? Leertaste?

Portrait von Vicky0508
  • 25.09.2007 - 11:05

tolles tutorial, jetzt weiß ich wie man auch selber im PDF kommentieren kann! Mein Vorschlag: ein Tutorial, wo es gezeigt wird wie man ein Tutorial schreiben kann!

Vielen Dank!!

Portrait von TamiTeddy
  • 25.09.2007 - 09:58

Klasse Tutorial. Super, danke.

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-versteckt-(Autor hat Seite verlassen)
  • 25.09.2007 - 07:16

Ausführlicher und komplexer geht es kaum :-)
Vielen Dank!

Alternative Portrait
-versteckt-(Autor hat Seite verlassen)
  • 24.09.2007 - 23:11

Da kann man nur die glatte FÜNF zücken, bravo.

Alternative Portrait
-versteckt-(Autor hat Seite verlassen)
  • 24.09.2007 - 20:00

Sehr schönes Tutorial, sehr gut erklärt!

Portrait von pommmesmann
  • 23.09.2007 - 15:09

Man lernt nie aus. Hier werden einem vollkommen neue Möglichkeiten mit einem tagtäglich gebrauchtem Programm gezeigt.
Danke!

Portrait von sonje
  • 22.09.2007 - 23:05

Sehr ausführlich erklärt, tolles Tutorial, vielen Dank

Portrait von johanna52
  • 22.09.2007 - 21:48

Wieder mit viel Fleiß ein tolles Tutorial erstellt

Alternative Portrait
-versteckt-(Autor hat Seite verlassen)
  • 22.09.2007 - 19:01

Boahh, ist das ein Megatutorial. Wußte ja nicht, daß man sowas mit Acrobat anstellen kann.

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