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Tutorialbeschreibung

Navigation: Verknüpfungen und Lesezeichen in PDF-Dokumenten

Navigation: Verknüpfungen und Lesezeichen in PDF-Dokumenten

Zu den sinnvollen Navigationsfunktionen innerhalb von PDF-Dokumenten gehören Verknüpfungen und Lesezeichen. Diese lassen sich mit Adobe Acrobat in das Dokument integrieren.


Allgemeines

Verknüpfungen und Lesezeichen gehören zu den erweiterten Navigationshilfen für PDF-Dokumente. Sie geben dem Anwender die Möglichkeit mit nur einem Klick zu jeder Stelle im gleichen oder einem anderen Dokument und zu Webseiten zu navigieren. Verknüpfungen, die im Navigationsfenster „Lesezeichen“ aufgeführt werden, werden auch als Lesezeichen bezeichnet.

Wenn ich mit dem Mauscursor über eine Verknüpfung gehe, so ändert sich dieser in eine Hand und weist auf den Verweis hin. Sie verhalten sich quasi wie Hyperlinks im Webbrowser. Damit können Verknüpfungen und Lesezeichen viel Zeit durch unnötiges Scrollen und Suchen im Dokument sparen.

Anwendungsbeispiele sind:
- Inhaltsverzeichnis
- hierarchische Strukturen im Dokument verdeutlichen
- bei Erwähnungen von Webseiten
- Impressum => mit Verknüpfung zur Webseite des Anbieters
- als Verweis auf weitere – interne wie externe – Quellen
- zum Auslösen von Aktionen

Abzugrenzen sind Verknüpfungen und Lesezeichen von Schaltflächen, Artikel und Ziele sowie Aktionen als Navigationshilfen.

Verknüpfungen in PDF-Dokumenten

Zum Erstellen einer Verknüpfung rufe ich als erstes die Werkzeugleiste „Erweiterte Bearbeitung“ auf. Das kann ich mache über:
- Menü => Werkzeuge => Erweiterte Bearbeitung => Werkzeugleiste „Erweiterte Bearbeitung“ einblender oder über
- Menü => Anzeige => Werkzeugleisten => Erweiterte Bearbeitung

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Ich wähle das Verknüpfungswerkzeug an und ziehe einen Auswahlrahmen um einen Text oder ein Objekt, welches mit einer Quelle verknüpft werden soll. Im Beispiel nehme ich das Wort „Offensive“, dass auf eine Aktion für Videoworkshops hinweist und auf die betreffende Seite im PDF-Dokument gehen soll.

Ich ziehe mit dem Verknüpfungswerkzeug von oben links nach unten rechts, bis das Wort eingerahmt ist. Jetzt öffnet sich ein Dialogfenster, in dem ich verschiedene Einstellungen vornehmen kann.

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Unter Verknüpfungsdarstellung kann ich einstellen, ob meine Verknüpfung visuell erkennbar sein soll. Hier kann ich wählen zwischen unsichtbarem und sichtbarem Rechteck. Bei „unsichtbar“ verändert sich nur die Maus im Mouseover, wie oben beschrieben. Bei „sichtbar“ kann ich noch bestimmen, wie der Linienstil (durchgehend, gestrichelt oder unterstrichelt) und die Farbe sein soll. Der Markierungsstil regelt die Art der Hervorhebung beim Anklicken der Verknüpfung.

Bei der Verknüpfungsaktion wähle ich die Aktion aus, die ausgeführt werden soll. Dort kann ich wählen zwischen
- Seitenansicht (Gehe zu) innerhalb dieses PDF-Dokuments
- Dateiöffnung
- Webseiteöffnung
- Benutzerdefinierte Öffnung

Die gebräuchlichen werden die ersten drei, in der Regel sogar nur die Seitenansicht und Webseiteöffnung sein. Die Dateiöffnung regelt, dass eine Datei von einem das Format unterstützende Programm geöffnet wird – nicht zwingend also von Acrobat selbst.

Im Anschluss bestätige ich meine Einstellungen mit „Weiter“.

Nun erscheint erneut ein Dialogfenster zum Erstellen der „Gehe zu“-Ansicht. Ich lasse das Dialogfenster im Vordergrund und wähle mit dem Scrollbalken oder über die Seitennavigation die entsprechende Seite, die als Ziel festgelegt sein soll. Wenn ich auf dieser Seite bin, klicke ich auf „Verknüpfung festlegen“. Und fertig ist meine Verknüpfung.

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Wenn ich die Aktion der Verknüpfung verändern möchte, kann ich mit dem Verknüpfungswerkzeug doppelt auf die Verknüpfung drücken und neue Aktionen auswählen.

Für Verknüpfungen zu einer URL wähle ich bei den Verknüpfungsaktionen einfach „Webseite öffnen“ und gebe in dem sich öffnenen Dialogfenster die Adresse ein (z. B: http://www.psd-tutorials.de). Im Mouseover erscheint dann – wie in Webbrowsern als Alt-Text – der Link zur Webseite.

Für Verknüpfungen zu einer Datei wähle ich bei den Verknüpfungsaktionen einfach „Datei öffnen“ und wähle in dem sich öffnenden Dateibrowser die Datei aus. Wenn ich diese Verknüpfung wähle, kommt vorab noch eine Abfrage, ob die Datei wirklich geöffnet werden soll oder nicht. Das kann ich einfach mit „Öffnen“ bestätigen.

Mit dem Verknüpfungswerkzeug ziehe ich mir den Rahmen, dessen Inhalt verknüpft werden soll. Dieses bietet sich vor allem für Flächen oder Teile von Objekten an. Bei Bildern oder Texten ist es von Vorteil, Verknüpfungen über das Auswahlwerkzeug zu erstellen. Ich markiere dazu den Text oder das Bild und wähle mit rechter Maustaste „Verknüpfung erstellen“. Danach erscheint das bekannte Dialogfenster für die Einstellungen.

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Verknüpfungen können programmübergreifend auf mehreren Wegen erstellt werden. Neben Adobe Acrobat 8 Standard und Professional lassen sich Verknüpfungen auch mit beispielsweise Adobe InDesign, Adobe Photoshop und Microsoft Word erstellen und in Acrobat übernehmen.

Vorhandene Verknüpfungen sehe ich bei aktivierten Hand- oder Auswahlwerkzeug, indem sich der Mauszeiger in eine Hand mit ausgestreckten Zeigefinger beim Mouseover ändert oder mit dem Verknüpfungswerkzeug die Auswahlrahmen der Verknüpfung sichtbar werden.

Mit aktiviertem Verknüpfungswerkzeug sind die im Dokument vorhandenen Verknüpfungen mit einem schwarzen Rahmen markiert. Wähle ich eine Verknüpfung an, so wird dieser Rahmen rot. Im Mouseover werden die Eckpunkte der Verknüpfung rot.

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Über die Eckpunkte kann ich meinen Verknüpfungsrahmen, auch diesen, der durch das Auswahlwerkzeug erstellt wurde, editieren. Ich fasse einfach am Eckpunkt und ziehe diesen, wie ich ihn brauche. Wenn ich den Rahmen mit der Maus anfasse, dann kann ich diese als Gesamten – mit gehaltener STRG-Taste duplizierend – verschieben.

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Um Verknüpfungen wieder zu löschen, wähle ich mein Verknüpfungswerkzeug und aktiviere die betreffende Verknüpfung. Dann drücke ich einfach die ENTF-Taste (Delete) bzw. die Back-Taste und die Verknüpfung ist gelöscht. Ebenso kann ich auf die Verknüpfung mit der rechten Maustaste drücken und Bearbeiten => Löschen.

Lesezeichen in PDF-Dokumenten

Lesezeichen sind Verknüpfungen, die im Lesezeichenfenster – allerdings nur in der Acrobatversion und nicht im Adobe Reader – angezeigt werden. Diese Verknüpfungen beziehen dann nur auf die Ansicht einer Seite bzw. Texte und Bilder dieser Dokumentseite. Damit lassen sich also Dokument in der Navigation hierarchisch ordnen. Der Vorteil besteht darin, dass sich etwa so das Inhaltsverzeichnis als Lesezeichen anlegen lässt und der Anwender über einen Klick an die gewünschte Stelle im Dokument springen kann – ähnlich wie die linke Navigation einer Webseite.

Zum Aufrufen des Lesezeichenfenstern wähle ich das Menü Anzeige => Navigationsfenster => Lesezeichen.

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Zum Erstellen eines Lesezeichens wähle ich das Symbol zum Lesezeichen erstellen. Daraufhin erscheint das Lesezeichen und ich kann es beliebig benennen. In meinem Beispiel werde ich das Inhaltsverzeichnis als Lesezeichen anlegen. Daher nenne ich diese Seite „Cover“.

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Ebenso ist es mir möglich, aus den Seiten heraus mit Klick der rechten Maustaste Lesezeichen zu erstellen bzw. des Tastaturbefehls STRG + B.

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Wenn ich jetzt die Rubriken des Magazins als Lesezeichen angelegt habe, erscheint die Struktur im Lesezeichenfenster und ich kann schnell zwischen den Rubriken navigieren.

Zu beachten ist, dass das Lesezeichen auch immer die Art und Größe der Ansicht speichert. Daher bietet es sich an, etwa bei der Volldarstellung des Dokuments wie in diesem Beispiel 68,5 % zu nehmen, bei Bildern aber 100 Prozent, damit alles klar zu sehen ist. So kann ich etwa, sofern daran Interesse besteht, bestimmte Sachen größer darstellen, wenn Vollbild nicht erforderlich ist. Im Beispiel werde ich den Werbebanner in 88% Prozent anlegen. Dazu klicke ich diese mit dem Objektsauswahlwerkzeug an und klicke wieder auf neues Lesezeichen erstellen. Alle Lesezeichen sind auf 68, 5 % bis auf den Werbebanner. Das bleibt beim Navigieren berücksichtigt.

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Eine weitere Möglichkeit ist es, Unterpunkte oder Unterkapitel in die Navigationsstruktur zu berücksichtigten. Diese Funktion ist besonders vorteilhaft, wenn die Dokumente so groß und verschachtelt sind.
So möchte ich jetzt bei Actioncheck die einzelnen Battles und Contests auflisten.
Dazu wähle ich die einzelne Battle und klicke wieder auf neues Lesezeichen erstellen. Nun kann ich via Drag & Drop diese den bestehen Lesezeichen als Unterlesezeichen zuordnen.

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Ich kann Lesezeichen auch optisch formatieren. Über Optionen => Eigenschaften im Lesezeichenfenster oder rechter Maustaste des Lesezeichens kann ich das Erscheinungsbild variieren in der Farbe und zwischen normal, fett und kursiv.

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Des Weiteren gibt es noch die Funktion, Lesenzeichen über PDF-Tags erstellen zu lassen. Der Befehl über die Optionen des Lesezeichenfensters dazu heißt „Neue Lesezeichen aus Struktur“. Dafür ist es aber notwendig, dass die Strukturinformationen in Adobe InDesign beim PDF-Export berücksichtigt wurden. Dafür wähle ich bei den Optionen im PDF-Export „PDF mit Tags erstellen“.
Nun kann ich mir automatisch die Lesezeichen generieren lassen über die eingebetteten PDF-Tags.

Im Ergebnis sind Verknüpfungen und Lesezeichen eine wirkungsvolle Funktion und erleichtern deutlich die Qualität des Navigierens sowie bieten einen besonderen Komfort bei den Verweisen auf weitere Dokumente, Seiten, Webseiten etc.


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Kommentare
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Portrait von renes
  • 22.08.2012 - 09:16

vielen Dank, das hat mir sehr weitergeholfen

Portrait von He_lene
  • 24.05.2012 - 12:02

Vielen Dank. Ich habe schon mit Lesezeichen gearbeitet, kannte aber noch nicht alle Funktionen davon.

Portrait von Chaosmutti
  • 29.10.2010 - 08:39

Vielen Dank! Das kann ich gerade sehr gut brauchen. Und -wie immer- sehr verständlich dargestellt. Das kapiert sogar ne Blonde :-)

Portrait von photoheini
  • 21.10.2010 - 11:53

Sehr gutes Tutorial, bin gespannt auf weitere Teile.

Portrait von DarkZsnake
  • 20.09.2010 - 19:22

Danke hat mir sehr geholfen.

Portrait von Sonnenholz
  • 24.02.2008 - 12:50

Ich habe es schon 2X durchgelesen und bin begeistert.

Portrait von sh82
  • 15.02.2008 - 14:14

sehr schöne sache das. thx ^^

Portrait von feuergeist
  • 30.10.2007 - 15:41

perfetto. herzlichen dank! mfg

Alternative Portrait

-versteckt-(Autor hat Seite verlassen)

  • 25.10.2007 - 09:27

Deine Workshops sind imme rwieder super gut!

Portrait von sfischer
  • 23.10.2007 - 13:19

schones tut! hätte auch gerne mehr!

Portrait von johanna52
  • 23.10.2007 - 13:03

freue mich schon auf die weiterenTuts in Acrobat - wirklich gut erklärt

Portrait von waer
  • 23.10.2007 - 12:30

Sehr gutes Tutorial, bin gespannt auf weitere Teile. :-)

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