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Tutorialbeschreibung

Standard-Aktionen in Acrobat

Standard-Aktionen in Acrobat

Viele Aktionen für die verschiedensten Zwecke bringt Acrobat schon mit der Standardinstallation. Sie befinden sich nicht alle im Aktionsassistenten, sondern wurden an unterschiedlichen Stellen platziert. In diesem Video-Training zeige ich, wie du diese Aktionen zum Optimieren, Bereinigen, Verringern der Dateigröße und zum Vergleichen unterschiedlicher Versionen der gleichen Datei nutzt.

... übrigens findest du die komplette Serie hier: Acrobat-Training - Basics & Tricks - Schnapp sie dir in unserem Shop oder in der Kreativ-Flatrate!


Dateigröße reduzieren

Um ein PDF per Email zu versenden oder für eine Webseite verfügbar zu machen, ist es oftmals erforderlich, die Dateigröße zu reduzieren. Diese Möglichkeit bietet Acrobat über das Menü Datei>Speichern als>Optimiertes PDF an.

Der Menüeintrag PDF mit reduzierter Größe, mit dem man das gewünschte Ziel eher assoziieren würde, ist vielmehr Ausdruck einer etwas unglücklichen Übersetzung, meint Adobe damit doch eine reduzierte Versionsnummer für eine bessere Abwärtskompatibilität (für Anwender mit älteren Programmversionen).

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Die größten Brocken in einer Datei sind immer die Bilder (wie sich mit einem Klick auf die Schaltfläche Speicherprüfung leicht feststellen lässt), weshalb eine Neuberechnung den größten Effekt erzielt. Sollten die auf Mittel eingestellten Standardwerte nicht ausreichen, so kannst du auch die Qualitätsstufe auf Niedrig oder gar Minimal stellen.

Nach einem Klick auf OK speicherst du die Datei unter einem neuen Namen und kannst nun kontrollieren, welchen Effekt die Optimierung im Vergleich zur Originaldatei gebracht hat.

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Augeblendete Informationen entfernen

Eine andere Aktion findest du in der Werkzeugleiste in der Kategorie Schutz. Mit der Routine Ausgeblendete Informationen entfernen lassen sich Metainformationen vor der Weitergabe an andere Personen (z.B. per Email) aus Dokumenten löschen.

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Mit einem Klick auf den Eintrag beginnt Acrobat sofort damit, das Dokument nach ausgeblendeten Informationen zu durchsuchen. Der Status dieser Arbeit wird auf der linken Seite mit einem Fortschrittsbalken angezeigt. Die Datei wird aber zunächst nur nach relevanten Informationen wie Metadaten, verborgenem Text, Links etc. durchsucht, gelöscht wird dabei noch nichts.

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Nach Abschluss der Analyse werden die Ergebnisse in einer übersichtlichen Liste in Form einer Baumstruktur dargestellt, die sich aufklappen lässt und eine Vorschau auf die relevanten Informationen erlaubt. Bestandteile der Suchergebnisse, welche nicht aus der Datei entfernt werden sollen (wie z.B. Lesezeichen), lassen sich durch Entfernen des vorangestellten Häkchens gezielt abwählen.

 
Um die verbliebenen Informationen schließlich zu löschen, klickst du nun auf die Schaltfläche Entfernen.

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Dokument bereinigen

Mit diesem Befehl werden sämtliche Metainformationen, auch die Lesezeichen, aus der Datei entfernt. Eine Selektion ist nicht vorgesehen. Das Dokument muss deshalb auch erneut gespeichert werden. Damit soll sichergestellt werden, dass auch wirklich alle Metainformationen vor der Weitergabe aus einem Dokument entfernt worden sind.

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Gescannte Datei optimieren

In der Kategorie Dokumentverarbeitung in der Werkzeugleiste (und im Aktionsassistenten) findest du eine Aktion zum Optimieren eingescannter Dokumente. Ein Klick darauf öffnet ein Fenster, in dem sich bei Bedarf noch Details anpassen lassen.

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Details zu den Standardeinstellungen der Filter zum Entfernen von Verzerrung, Hintergrund etc. sowie den OCR-Optionen kannst du jeweils über die Schaltflächen Bearbeiten kontrollieren und ggf. anpassen.

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Dokumente vergleichen

Wurde eine Datei geändert, ist es meist schwierig, die Unterschiede zu der älteren Version zu erkennen. Bei der visuellen Kontrolle werden leicht Details übersehen. Für diese Anforderung liefert Acrobat die Aktion Dokumente vergleichen mit. Du findest sie im Menü Anzeige.

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In dem sich öffnenden Fenster kannst du über die Schaltfläche Wählen die Datei heraussuchen, mit der das geöffnete Dokument verglichen werden soll.

In der Rubrik Dokumentbeschreibung wird die Auswahl dafür getroffen, ob es überwiegend, Text, Bilder oder eine Mischform von beidem enthält. Acrobat greift dann auf jeweils andere Analysealgorithmen zurück.

Ein Häkchen in der Checkbox Nur Text vergleichen sorgt dafür, dass Bilder und Grafiken bei der Analyse nicht berücksichtigt werden.

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Nach einem Klick auf OK analysiert Acrobat die beiden Dokumente und öffnet anschließend eine Zusammenfassung. Links daneben findest du eine Leiste der in der Navigationsleiste am linken Bildschirmrand neu hinzugekommenen Schaltfläche Vergleichen (oder Compare). Hier lassen sich Änderungen am Farbschema (das kann sinnvoll sein, wenn das Dokument Farben verwendet, durch welche die Sichtbarkeit der Markierungen zum Anzeigen der gefundenen Unterschiede erschwert wird) und der Deckkraft vornehmen. Bei Bedarf lässt sich auch ein eigenes, neues Farbschema erstellen.

Über die Optionenschaltfläche gelangst du zu weiteren Einstellmöglichkeit, z.B. kannst du dir beide zu vergleichenden Dokumente (bei ausreichender Displaygröße) nebeneinander anzeigen lassen.

Um die Unterschiede im Einzelnen zu prüfen, klickst du auf Beginn: Erste Änderung auf Seite 1.

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Nun zeigt Acrobat die erste Seite im Dokument an, auf der Änderungen analysiert wurden. Diese werden in verschiedenen Farben markiert, für die eine Legende eingeblendet wird (lässt sich über das Schließkreuz schließen). Um mehr Platz für die Anzeige zu erhalten, kannst du mit einem Klick auf den kleinen Pfeil die Vergleichen-Leiste auch schließen. Die markierten Änderungen enthalten Anmerkungen mit den vorgenommenen Abweichungen und werden als Mouseover eingeblendet.

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Für eine bessere Übersicht kannst du auch die Kommentarleiste am rechten Rand einblenden, in der alle Änderungen übersichtlich untereinander dokumentiert sind.

Um die Vergleichen-Leiste am linken Rand wieder einzublenden, genügt ein Klick auf die entsprechende Schaltfläche in der Navigationsleiste.

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Kommentare
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Portrait von AnneRick
  • 28.02.2014 - 07:27

Vielen dank fur das Video.

Anne

Portrait von Steve007
  • 11.02.2014 - 16:16

Vielen Dank für Dein Video-Training.

Portrait von Kundentest
  • 10.02.2014 - 12:03

Herzlichen Dank für das Video.

Portrait von maxxie
  • 10.02.2014 - 11:55

Das war sehr gut und für mich völlig neu. Danke.

Portrait von msjz
  • 10.02.2014 - 11:19

Danke für das interessante und lehrreiche Video.

Portrait von 42sinah
  • 10.02.2014 - 11:02

Vielen Dank für die Ausführlichkeit - wieder was gelernt :)

Portrait von Dineria
  • 10.02.2014 - 10:16

Danke für das interessante Thema! :-) Kann man solch eine Dateigrößenverringerung bereits schon beim PDF-Export (z.B. aus InDesign) vornehmen oder braucht man dazu unbedingt schon Acrobat...?

Portrait von Caesarion2004
  • 10.02.2014 - 08:16

Danke für das lehrreiche Video

Portrait von Hanno_Hauser
  • 10.02.2014 - 08:10

Hi,
danke für das Video.
LG

Portrait von noerror
  • 10.02.2014 - 06:57

Danke für das lehrreiche Video.

Portrait von gb_athome
  • 24.11.2013 - 17:46

Danke für dass Tutorial, vorallem Gut wenn man sich mit dem Thema etwas tiefer und professioneller Beschäftigen will.

Portrait von Lenka
  • 24.11.2013 - 17:21

Vielen Dank für das Tutorial. Ich habe einige neue Sachen für mich entdeckt.

Portrait von BOPsWelt
  • 24.11.2013 - 15:01

Vielen Dank für das Tutorial, sehr hilfreich. :)

Portrait von racsol
  • 24.11.2013 - 14:27

PDF mit reduzierter Größe -.- darauf bin ich auch reingefallen.
Vielen Dank für das Tutorial.

Portrait von beutingen
  • 24.11.2013 - 13:26

Danke super erklärt. Manche Anwendungen habe ich noch garnicht gekannt. LG

Portrait von Foxy
  • 24.11.2013 - 13:06

Danke, sehr nützlich zum effizienten arbeiten.

Portrait von Frankfurtez
  • 24.11.2013 - 12:46

Sehr schön, das Tutorial, es war einiges dabei was ich nicht kannte bzw. bisher nicht genutzt habe.

Allerdings fehlt der Hinweis auf ein sehr nützliches PlugIn für Outlook. Hintergrund: Bei der Bearbeitung von (beruflichen) Projekten gibt es immer Themenkomplexe. Einfaches Beispiel: ein Bauprojekt. Da gibt es Rohbau, Innenausbau, technischer Ausbau, Entwurfsänderungen, usw.

Mit dem PlugIn kann man aus Outlook heraus E-Mail Portfolios projekt- und themabezogen anlegen, einsohl. evtl. Anlagen (Pläne, Dokumente, usw.). Innerhalb der Portfolios kann man nach Datum, Absender, Betreff, usw. sortieren. Eine Suche nach E-Mails lässt sich erheblich effektiver durchführen als in Outlook selbst, auch mit Unterordnern.

Portrait von Kundentest
  • 24.11.2013 - 12:45

Herzlichen Dank für das Tutorial.

Portrait von schaubi
  • 24.11.2013 - 12:18

Herzlichen Dank für das Tutorial

Portrait von MaoMao
  • 24.11.2013 - 12:11

Vielen dank für das Tutorial, wieder etwas dazugelernt.

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