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Tutorialbeschreibung

Formulare verteilen und Rückläufer verwalten mit Acrobat und FormsCentral

Formulare verteilen und Rückläufer verwalten mit Acrobat und FormsCentral

Formularverteilung per E-Mail in Acrobat

Um ein PDF-Formular an die Empfänger zu versenden, klickst du in der Werkzeugleiste auf den Eintrag Formular verteilen. Dazu muss das Dokument noch einmal neu gespeichert werden.

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Im darauf sich öffnenden Fenster muss nun die Wahl der Verteilmethode erfolgen. Ich beschreibe nachfolgend zunächst den Prozess des Verteilens per E-Mail.

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Die nächste Frage bezieht sich auf die Art des Versands: Mit Adobe Acrobat senden wählst du, wenn ein E-Mail-Programm wie z.B. Outlook oder Windows Live Mail verwendet wird.

Die zweite Option Kopie lokal speichern und später senden findet Anwendung, wenn die E-Mails über einen Webmaildienst gesendet werden.

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In diesem Fenster müssen die Empfänger des Formulars – entweder über das Adressbuch oder manuell – eingegeben werden. Acrobat hat bereits einen Standard-Betreff sowie -Nachrichtentext eingesetzt – beides kann aber mit einer eigenen Formulierung überschrieben werden.

Die Checkbox Name u. E-Mail-Adresse … erfassen sollte im Interesse einer komfortablen Übersicht auf die Rückläufer aktiviert sein.

Mit einem Klick auf den Button Senden wird das Formular versandt.

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Nach Versand des Formulars öffnet sich der Acrobat-Nachrichtentracker. Dieses Tool gestattet eine Übersicht über die verteilten Formulare auf der linken Seite.

Auf der rechten Seite werden die Details des jeweils markierten Verteilprozesses angezeigt: die Gesamtzahl der Empfänger, die Anzahl derjenigen, welche geantwortet oder noch nicht geantwortet haben.

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Beim Öffnen eines ausgefüllten und zurückgesandten Formulars erkennt Acrobat die Zuordnung und fordert dazu auf, die Inhalte in eine automatisch dafür angelegte Antwortdatei zu integrieren.

Nach einem Klick auf OK

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... öffnet sich diese Antwortdatei, in der alle Rückläufer in einer tabellarischen Übersicht dargestellt werden. Die Spaltenüberschriften entsprechen den Formularfeldern und die Inhalte lassen sich mit einem Klick darauf entsprechend sortieren. Auf der linken Seite befinden sich Menüs zum Filtern nach bestimmten Kriterien oder z.B. auch zum Export in eine CSV-Datei, damit die Datensätze in Excel weiterbearbeitet werden können. Markierte Einträge können auch gelöscht werden.

Mit einem Klick auf die Verknüpfung links unten …

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… öffnet sich wieder der Tracker, wo du die Übersicht über den Verlauf des Verteilungsprozesses hast und mit einem Klick bei den säumigen Empfängern die noch ausstehende Antwort einfordern kannst.

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Formularverwaltung mit FormsCentral

Alternativ zur oben beschriebenen Methode lässt sich der Prozess des Verteilens und Verwaltens von Formularen auch über den Online-Dienst von FormsCentral managen. Diese Methode bietet gegenüber der E-Mail-basierten verschiedene Vorteile – Voraussetzung dafür ist allerdings ein Konto bei Adobe, welches sich zunächst kostenlos einrichten lässt.

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Nach erfolgreicher Anmeldung wird das Formular zum FormsCentral-Onlinedienst hochgeladen. Dies ist ein kommerzieller Dienst, allerdings ist das Verwalten eines einzigen Formulars mit bis zu 50 Rückläufern gratis, für mehr Leistung muss dann ein kostenpflichtiges Abo abgeschlossen werden.

In einer Übersicht werden noch einmal die Möglichkeiten der Weiterverarbeitung des Formulars aufgelistet.

Nach einem Klick auf Schließen

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… offeriert FormsCentral nun vorher nicht verfügbare Optionen in Form neuer Registerkarten.

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Auf der Registerkarte Optionen können verschiedene Details wie z.B. der Text einer Bestätigungsmeldung editiert werden. Die Möglichkeiten des kostenlosen Kontos sind allerdings beschränkt:

Empfangsbestätigungen, E-Mail-Benachrichtigungen und die Online-Zahlungserfassung mit Diensten wie PayPal sind nur in den kostenpflichtigen Konto-Versionen möglich.

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Die erweiterten Möglichkeiten der Formularverwaltung mit FormsCentral gegenüber Acrobat zeigen sich auf der Registerkarte Verteilen.

Hier kann neben der bekannten PDF-Form auch die HTML-basierte Webform gewählt werden. So erhalten die Empfänger statt eines PDF-Dokumentes nur noch einen Link zum Formular. Werden nachträglich noch Änderungen am Inhalt vorgenommen, so muss kein neues Formular versandt werden, sondern die Befragten greifen immer auf die aktuelle Version zu.

Du kannst den Link einfach kopieren, um ihn an entsprechender Stelle einzufügen, oder mit einem Klick auf E-Mail-Link deinen Mail-Client mit dem bereits eingefügten Link und Betreff öffnen und nach Auswahl der Empfänger die Umfrage absenden.

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Wie sich ein webbasiertes Formular darstellt, kannst du auf der Registerkarte Testen selbst ausprobieren.

Nach einem Klick auf Webformular testen

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… öffnet sich das Formular im Browser und kann online ausgefüllt und abgesendet werden. Je nach der gewählten Vorlage werden mehrseitige Formulare auch assistentenbasiert und mit einem Fortschrittsbalken ausgerüstet angezeigt.

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Zurück in FormsCentral wird auf der Registerkarte Antworten anzeigen sofort der Rückläufer indiziert.

Die weiter zur Verfügung stehenden Optionen entsprechen denen der bereits im E-Mail-Verteilprozess beschriebenen Antwortdatei. Wie dort so können auch hier die Rückläufer sortiert, gefiltert und als Datensatz in eine Excel- oder CSV-Datei exportiert und dort weiterverarbeitet werden.

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Selbstverständlich kann die FormsCentral-Formulardatei auch wie bekannt als PDF-Datei gespeichert und verteilt werden.

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Schließlich steht als dritte Option das Erzeugen eines Codeschnipsels zur Verfügung, der in den Quellcode einer Webseite integriert werden kann und das Aufrufen des Formulars über deine Homepage ermöglicht.

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Auf der Registerkarte Zusammenfassender Bericht kann man sich auch eine grafisch aufbereitete Version einer Zusammenfassung der ausgefüllten und zurückgesandten Formulare in Form von Diagrammen anzeigen lassen.

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Kommentare
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Portrait von PDF

PDF

  • 16.02.2017 - 11:43

Bitte beachten: Adobe FormsCentral wurde am 28. Juli 2015 eingestellt.

Portrait von Steve007
  • 08.03.2014 - 18:03

Vielen Dank für Dein interessantes und ausführliches Tutorial.

Portrait von rocking_sid
  • 08.03.2014 - 14:45

Vielen Dank für das interessante Tutorial!

Portrait von Kundentest
  • 08.03.2014 - 13:16

Herzlichen Dank, interessantes Thema.

Portrait von schaubi
  • 08.03.2014 - 13:08

Herzlichen Dank für die Klasse Erklärung

Portrait von Caesarion2004
  • 08.03.2014 - 12:53

Vielen Dank für das gute und informative Tutorial.

Portrait von alply
  • 08.03.2014 - 12:51

Vielen Dank, meine angst Thema "Formulare" mit diese gute Anleitung wird eine Geschichte!

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