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Tutorialbeschreibung

Datenzusammenführung in InDesign - Personalisieren von Visitenkarten

Datenzusammenführung in InDesign - Personalisieren von Visitenkarten

In diesem Tutorial beschreibe ich, wie man mit InDesign Visitenkarten personalisieren kann. Die Karten enthalten außer den individuellen persönlichen Daten auch unterschiedliche Hintergründe und QR-Codes und werden auf Vorder- und Rückseite personalisiert.


Für dieses Tutorial habe ich einmal folgende Voraussetzungen zugrunde gelegt:

Eine Firma (hier: FIRMAFIKTIV) hat eine Hauptstelle und mehrere Niederlassungen sowie Außendienstmitarbeiter, die auch ihre private Adresse angeben können, weil sie auch von dort arbeiten.

Die Visitenkarten sollen auf der Vorderseite die Person mit der Firmenadresse ausweisen und auf der Rückseite soll die Privatadresse stehen mit einem QR-Code, der die entsprechenden Daten enthält. Hat der Mitarbeiter kein privates Büro zu Hause, so enthält die Rückseite nur den QR-Code oder bleibt leer.

Darüber hinaus sollen die Karten je nach Abteilung unterschiedliche Farben zugewiesen bekommen:

• Geschäftsführung - Blau
• Büro & Verwaltung - Orange
• Vertrieb - Grün
• Produktion - Rot


 

Schritt 1: Vorüberlegungen

Das Layout der Karten habe ich mal folgendermaßen angelegt:

Vorderseite:

Bilder



 
Rückseite:

Bilder



Wir haben also verschiedene Vorlagenvariationen: für jede Farbe jeweils mit oder ohne Rückseite. Daher erstellen wir 9 druckfähige PDF-Dateien, 4 für die Vorderseite, 4 für die Adressen-Rückseite und eine Blanko-Rückseite.

Die 9 PDF-Dateien benennen wir dann entsprechend und legen sie zur besseren Übersicht in einen Ordner mit Namen „PDFs“:

• VS_GeFue.pdf
• VS_Buero.pdf
• VS_Vertrieb.pdf
• VS_Produktion.pdf
• RS_GeFue.pdf
• RS_Buero.pdf
• RS_Vertrieb.pdf
• RS_Produktion.pdf
• RS_blanko.pdf

 
Die QR-Codes wurden im Internet auf http://www.qrcode-generator.de erstellt und sind als VCards mit den Infos der Firma bestückt.

Die von der Website erstellten .png wurden in .tif umgewandelt. Diese liegen in einem Ordner mit Namen „QRCodes“.

Die PDFs sehen dann so aus:

Bilder



 

Schritt 2: Vorbereitung der Tabelle

Die Tabelle gestaltet sich in unserem Beispiel etwas umfangreicher, da ja wesentlich mehr Felder personalisiert werden müssen. Trotzdem besteht die Tabelle weiterhin aus Textfeldern und Bildplatzierungen für die Hintergründe auf Vorder- und Rückseite und die QR-Codes.

In diesem Beispiel habe ich die Tabelle als .xls angelegt und innerhalb der Hintergründe eine Textauswahl hinterlegt, damit man aus den vorgegebenen Hintergründen jeweils einen für die entsprechende Karte auswählen kann. Das ist z.B. hilfreich, wenn die Tabelle für den Dateneintrag vorher zum Kunden oder zu den Filialen geschickt wird, damit dort die Daten für die Mitarbeiter eingetragen werden können.

Bilder



 
Viele Anleitungen, wie man Excel-Tabellen mit Funktionen wie diesen ausstattet, findet man im Internet.

(Hilfreich ist z.B. auch eine Funktion zum Beschränken der maximalen Zeichen innerhalb eines Tabellenfeldes, damit später bei der Personalisierung z.B. die Zeilen „Position_1“, „Position_2“ und „Position_3“ nicht umbrechen.

Ist die Tabelle soweit mit Daten bestückt, exportieren wir wie gehabt als .csv.


Schritt 3: Vorbereitung des InDesign-Dokuments

Wir haben bereits ein Layout unserer Visitenkarte mit Platzhaltertext erstellt. Basierend darauf laden wir nun unsere .csv-Datei in InDesign und ersetzen die Platzhalter mit den entsprechenden Text- und Bildfeldern. Da wir hier Vorder- und Rückseite haben, wird der Hintergrund diesmal nicht auf die Musterseite gelegt, sondern bleibt individuell auf der Seite.

Dennoch ist es ratsam, den Hintergrund auf eine eigene Ebene zu legen. Das kann von Vorteil sein, wenn man z.B. einen Visitenkartenbogen für die einzelnen Sorten vordruckt und die Texte dann nur eingedruckt werden.

Man kann dann dem Kunden eine Korrektur mit Hintergrund schicken und für die Bogenmontage die Hintergründe einfach ausblenden. Wenn es für die Sorten Vordrucke gibt, muss man natürlich die Tabelle entsprechend nach den Niederlassungen sortieren und evtl. mehrere Nutzen anlegen.

 
Unsere Personalisierungs-Vorlage sieht dann so aus:

Bilder



 
Wir aktivieren die Vorschau, um zu sehen, ob auch alles richtig zusammengeführt wird:

Bilder



 

Schritt 4: Datenzusammenführung und Feintuning:

Datenzusammenführung wie gehabt.

Auch bei diesen Visitenkarten gibt es wieder etwas Nacharbeit:

1. Vor der Datenzusammenführung sollte man darauf achten, dass die Textrahmen immer an der Unterkante der letzten Zeile abschließen (und nicht größer sind). Dadurch wird erreicht, dass bei überlangen Texten diese umbrechen und ein Textüberlauf erzeugt wird, den man mit der Preflight-Funktion von InDesign schnell aufspüren kann. Das ist bei mehreren Hundert Datensätzen durchaus von Vorteil, ansonsten hat man keine Kontrolle über Textumbrüche durch zu langen Text (z.B. bei E-Mailadressen oder den 3 Positions-Angaben). Die Textüberläufe müssen dann manuell nachgebessert werden.

2. In unserem Layout stehen die Telefonnummern (Tel./Fax/Mobil) durch einen Tabstop bündig untereinander. Da wir aber die Bezeichnungen Tel., Fax, Mobil über die .csv-Datei mit personalisieren müssen (sonst stehen bei fehlenden Nummern oder der Blanko-Rückseite immer die Bezeichnungen da) ist hier wieder die Suchen/Ersetzen-Funktion von InDesign gefragt. In unserem Layout-Dokument haben wir in den entsprechenden Textrahmen ja dafür einen Tabulator gesetzt. Dieser wird bei der Personalisierung übernommen.

 
Wir suchen also nach Tel. und einem Leerzeichen und ersetzen dies durch Tel. und Tabstopp. Das gilt dann ebenfalls für Fax und Mobil, und schon haben wir unsere bündigen Telefonnummern wieder.

Bilder



 
Optional kann man die Leerzeilen entfernen lassen oder diesmal bestehen lassen, denn dann stehen die Nummern auf der Rückseite auch immer an der gleichen Position.

Zum Schluss das Dokument speichern und direkt drucken oder als PDF ausgeben und zur Druckerei schicken.

Kommentare
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Alternative Portrait
-versteckt-(Autor hat Seite verlassen)
  • 05.11.2014 - 10:21

Sehr gut! Dankeschön!

Portrait von hierkarl
  • 04.07.2014 - 14:45

cool, vorallem das mit dem qr-code sieht spannend aus :)

Portrait von lehmannj
  • 30.06.2014 - 10:11

Vielen Dank für den Beitrag.

Portrait von berndschwartz
  • 28.06.2014 - 22:54

Vielen Dank für die gute Beschreibung.

Portrait von Hanno_Hauser
  • 28.06.2014 - 20:28

Hi,
danke für das Tutorial.
LG

Portrait von pixxxelschubser
  • 28.06.2014 - 18:35

Recht verständlich erklärt.
Vielleicht noch eine kleine Vereinfachung:
Die Grep-Ersetzungen kann man sich sparen, wenn die Wörter FAX+tab und TEL+tab in der „Visi-Vorlage.indd“ nicht mit als Datenfeldplatzhalter definiert werden (sondern nur die Ziffern) und die Tabulatorposition im Absatzformat dieser Zeilen festlegt.

Viele Grüße

Portrait von Steve007
  • 28.06.2014 - 17:39

Vielen Dank für Dein interessantes Tutorial.

Portrait von Datapixel
  • 28.06.2014 - 16:32

Vielen Dank. Die Anleitung ist sehr gut erklärt.

Portrait von johen
  • 28.06.2014 - 15:03

Vielen Dank für das informative Tutorial in Textversion.

Alternative Portrait
-versteckt-(Autor hat Seite verlassen)
  • 28.06.2014 - 15:02

"Die QR-Codes wurden im Internet auf http://www.qrcode-generator.de erstellt und sind als VCards mit den Infos der Firma bestückt." ... "Viele Anleitungen, wie man Excel-Tabellen mit Funktionen wie diesen ausstattet, findet man im Internet."...

Ganz "klasse" für jemanden, der so etwas noch nie gemacht hat.

Portrait von BOPsWelt
  • 28.06.2014 - 14:30

Danke für das Tutorial. :)

Portrait von Leketeke
  • 28.06.2014 - 14:18

Firma "Fiki TV", nicht schlecht... das hat IKEA Qualität.. ;)

Portrait von Domingo
  • 28.06.2014 - 14:00

Toll beschrien, da kann man mit arbeiten.

Portrait von einsiedel
  • 28.06.2014 - 13:58

Mercie, gut beschrieben. werds am WE mal ausprobieren

Portrait von MaoMao
  • 28.06.2014 - 12:40

Vielen dank für das Tutorial.

Portrait von Caesarion2004
  • 28.06.2014 - 12:10

Vielen Dank für das informative Tutorial und die Materialien.

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