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Tutorialbeschreibung

Automatische Nummerierung in Absätzen mit unterschiedlichen Hierarchien

Automatische Nummerierung in Absätzen mit unterschiedlichen Hierarchien

In diesem Tutorial wird gezeigt, wie man mithilfe der Option „Aufzählungszeichen und Nummerierung" innerhalb der Absatzformatdefinition eine logisch aufgebaute Nummerierung von Absätzen mit verschiedenen Ebenen und unterschiedlichem Aussehen definieren kann. Durch das gezielte Anwenden dieser Option können z.B. Titelhierarchien aufgebaut werden, die beim Benutzen der Buchfunktion über viele Satzdateien hinweg weitergezählt werden. Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist auch die Nummerierung von Aufgabentexten im Lehrbuchsatz.

Diese Funktion ist deshalb so interessant, weil einerseits Fehlerquellen im Satz vermieden werden können und andererseits beim Löschen bzw. Hinzufügen von gleichen Absatztypen die Zählung sicher richtig erfolgt. Mit diesen Schrittfolgen kann man auch bereits bestehende Dokumente im Nachhinein mit der automatischen Absatznummerierung versehen.


Vorbemerkungen:

Voraussetzung für die Anwendung dieser Funktion von InDesign ist eine gut durchdachte Hierarchie der einzelnen Satzinhalte sowie sinnvoll angelegte Absatz- und Zeichenformate und natürlich nicht zu vergessen ein technisch sauberer Satz!

Es gibt innerhalb der Absatzformatdefinition grundsätzlich zwei verschiedene Möglichkeiten, automatische „Listen" zu erstellen. Eine Möglichkeit sind die Aufzählungszeichen, also alles, was Schriftzeichen so bieten, z.B. Punkte, Gedankenstriche, Vierecke usw. und die zweite Möglichkeit sind die „klassischen" Nummerierungen wie z.B. 1., a) usw.

In den Screenshots ist bereits zu sehen, dass die verwendeten „Zeichen" natürlich auch noch ein eigenes Zeichenformat (z.B. bold oder eine eigene Farbe) und bestimmte Positionseinstellungen bekommen können. Darauf gehe ich aber zu einem späteren Zeitpunkt innerhalb des Tutorials noch ein.
Aufzählungszeichen – durch Hinzufügen kommt man in das Fenster, in dem man die verschiedensten Zeichen einer beliebigen Schriftart auswählen und hinzufügen kann.

Aufzählungsfenster im Absatzformatefenster allgemeinBilder



 
Zahlen – hier besteht die Möglichkeit, zwischen fünf verschiedenen Darstellungen zu wählen.

Nummerierungsfenster im Absatzformatefenster allgemeinBilder


In diesem Beispiel zeige ich, wie man innerhalb eines Dokuments verschiedene Absatzformate mit automatischen „Nummerierungen" versehen kann, ohne dass sie sich beim Generieren eines „Buches" (Anwenden der Buchfunktion zur Verwaltung mehrerer InDesign-Dokumente) durcheinander kommen.


 

Erstes Beispiel einer nummerierten Liste

1. Schritt

Zuerst wird eine „neue Liste" definiert. InDesign bietet bereits eine Standardliste an, die man bei einfach gestrickten Dokumenten auch verwenden kann. Der Eindeutigkeit wegen ist es aber sinnvoller, eigene, eindeutig zuordenbare Listennamen zu vergeben.

Fenster für neue ListeBilder



 
In diesem Fall wähle ich den Namen „Titel", da es sich um die Nummerierung der Titel-Formate handelt. Wenn man mehr als eine Satzdatei hat und mit der Buchfunktion arbeitet, ist es sinnvoll, beide „Häkchen" zu setzen. Das erste sowieso, da man ja meist nicht nur einen verketteten Textrahmen in einer Satzdatei hat.


Fenster für neuen ListennamenBilder




 

2. Schritt

Jetzt wird das erste Absatzformat verändert, bei dem die Nummerierung beginnen soll. Dabei ist darauf zu achten, dass man Platzhalter für die richtige Ebene (Hierarchie bei 1 beginnend), Trennungszeichen und eventuelle Tabstopps (nicht mit Tabulatorpositionen verwechseln!) einfügt.

Soll die Nummerierung allein in einem Textrahmen stehen (siehe Einstiegsseite), muss man nur die Leertaste betätigen, damit die automatische Nummerierung aktiviert wird. Dann wird – wie in diesem Fall – kein Tabstopp (im Screenshot unter dem Button Sonderzeichen zu finden) benötigt.

Natürlich muss man den Listentyp und das Nummerierungsformat entsprechend der gewünschten Formatierung auswählen.

Absatzformat Kapitel_Nummer, NummerierungseinstellungenBilder



 

3. Schritt

Jetzt werden alle Absatzformate (entsprechend ihrer Hierarchie) verändert, die zu einer Liste gehören.

Wichtig ist die Reihenfolge beim Einfügen der Platzhalter. Zuerst den Platzhalter für die erste Ebene (gehört zum Format „Kapitel_Nummer"), dann das Trennzeichen (hier ein Punkt), dann den Platzhalter für die aktuelle Ebene und als dritten Teilschritt den Tabstopp einfügen, damit die eingetragenen Abstände der Einzüge auch ihre Beachtung finden können.

Damit die Optik auch stimmt, sollte man die letzte Ebene mit den Einzügen genau betrachten, damit es nachher keine Überraschungen gibt. Diese Absatzformate benötigen keine Tabulatorpositionen, da alles über Einzüge geregelt wird, d.h. es müssen auch keine Tabstopps im Text gesetzt werden.

Absatzformat Kapitel_Titel_1_1, NummerierungseinstellungenBilder


Absatzformat Kapitel_Titel_1_1, NummerierungseinstellungenBilder


Absatzformat Kapitel_Titel_1_1, Nummerierungseinstellungen, TabstoppsBilder


Absatzformat Kapitel_Titel_1_1_1, NummerierungseinstellungenBilder


Absatzformat Kapitel_Titel_1_1_1, Nummerierungseinstellungen, TabstoppsBilder



Logischerweise setzt man den Modus auf Nummerierung fortsetzen, wenn es fortlaufende Listen werden sollen.
Muss die Nummerierung – aus welchen Gründen auch immer – mit einer bestimmten Ziffer beginnen, kann man den Modus verändern und ihn auf Beginnen mit stellen und dann die entsprechende Ziffer eingeben. Genauso verhält es sich mit der Auswahloption Neubeginn der Nummerierung auf Ebene nach.

Wenn man den Nummerierungsbeginn nach einer ganz bestimmten Ebene erzwingen will bzw. muss, trägt man die Zahl der Ebene einfach in die nebenstehende Auswahlliste (die eigentlich keine ist) ein (im Screenshot zu sehenden Text einfach markieren und ersetzen), und schon funktioniert alles. Übrigens funktionieren diese Listen auch, wenn die zu nummerierenden Absätze mit besonders gestalteten Grafikelementen gruppiert sind. Dazu können diese Gruppen im Fließtext verankert sein, aber sie müssen es nicht. Dies kann man in der Musterdatei sehen bzw. selbst ausprobieren.


 

Zweites Beispiel einer nummerierten Liste

1. Schritt

Analog der ersten Erklärung geht man bei diesem Beispiel (Aufgabenliste) vor. Zuerst definiert man sich eine neue Liste.

Fenster neue Listen für AufgabennummerierungBilder


Wenn man das „Häkchen" für die Textabschnitte setzt, wird die Nummerierung auch fortgesetzt, wenn die entsprechenden Textrahmen nicht verkettet sind. Vergisst man das, beginnt beim nächsten unverketteten Textrahmen die Nummerierung wieder mit 1.


 

2. Schritt

Jetzt wird wieder das erste Absatzformat verändert, bei dem die Nummerierung beginnen soll. In diesem Beispiel „Aufgabe". Der Tabstopp und die Trennungszeichen werden dabei auch gleich mit angegeben, analog zum ersten Beispiel. Dabei wird hier für die Nummerierung ein gesondertes Zeichenformat angegeben, damit die Aufgabennummern rot und fett erscheinen. Nicht zu vergessen: Die Einzüge werden gleich mit definiert. Aber immer die folgenden Formate im Auge behalten, damit das Design nicht leidet.

Absatzformat Aufgabe, NummerierungseinstellungenBilder


Das Zeichenformat muss natürlich vorher definiert werden. Im Aufklappmenü erscheinen alle definierten Zeichenformate.


 

3. Schritt

Jetzt werden alle Absatzformate (entsprechend ihrer Hierarchie) verändert, die zu dieser Liste gehören.
In diesem Beispiel ist es das Format „Aufgabe_a". Jetzt muss man als Nummerierungsformat die kleinen Buchstaben auswählen. Der Tabstopp und diesmal eine Klammer als Trennungszeichen werden dabei auch gleich mit angegeben.

Der Nummerierung wird hier wieder ein gesondertes Zeichenformat angegeben, damit die Aufgabenbuchstaben fett erscheinen. Die Einzüge nicht vergessen!

Absatzformat Aufgabe_a, NummerierungseinstellungenBilder


Was leider nicht geht, ist, die Nummerierung der TItelformate mit den Aufgaben zu verbinden, d.h., dass nach einem Wechsel der Titelhierarchie die Aufgaben automatisch (manuelle Lösungen gibt es immer) wieder mit 1 beginnen. Dies war in Adobe FrameMaker eine fantastische Sache. Aber ich gebe die Hoffnung nicht auf, dass es in weiterten Versionen vielleicht doch noch möglich wird.


 
GANZ WICHTIG
Was noch ganz wichtig ist zu wissen: Es kann nur EIN TABSTOPP eingefügt werden, und der muss das letzte Zeichen in der „Kette" sein. Deshalb gibt es in meiner Musterdatei auch bereits eine Sonderlösung. Manchmal beginnen Aufgaben ohne einleitenden Text, dann heißt die Aufgabe gleich 1. a). Das geht nur „halbautomatisch". Dazu definiert man sich ein neues Absatzformat, das die Nummerierungseinstellungen von „Aufgabe" hat, aber zusätzlich mit einem Tabulator und einem verschachtelten Format versehen wurde. Die Aufgabennummer wird automatisch weitergezählt, den Buchstaben und die Klammer muss man in diesem Fall per Hand schreiben.

Absatzformat Aufgabe_1a, NummerierungseinstellungenBilder


Absatzformat Aufgabe_1a, verschachteltes FormatBilder


Der nächste Aufgabenteil bekommt wieder „Aufgabe_a". Nun gibt es wieder zwei Lösungen:

Entweder man setzt die Nummerierung für b) per Hand auf „Beginnen mit 2" oder man definiert sich ein Extra-Format für b). Ich habe mich für die „per-Hand-Variante" entschieden, da sie bei mir nicht allzu oft auftaucht.


 

Aufzählungslisten

1. Schritt

Das ist eine ganz einfache Angelegenheit. Man sucht sich sein entsprechendes Absatzformat und benutzt die Absatzformat-Option Aufzählungszeichen und Nummerierungen, sucht sich sein gewünschtes Aufzählungszeichen heraus. Es ist sinnvoll, die Schrift mit den Aufzählungszeichen mit zu speichern, damit keine unerwünschte Schriftersetzung stattfindet.

Absatzformat Fliesstext_Anstrich, AufzählungszeichenBilder



 
Jetzt setzt man noch den Tabstopp wie bei den nummerierten Listen und definiert die Einzüge. Fertig.

Absatzformat Fliesstext_Anstrich, Tabstopp, EinzügeBilder



 

2. Schritt

Nun folgt das nächste Absatzformat, das in die „Anstrich-Liste" passen soll. Die Vorgehensweise ist identisch. Bei den Aufzählungslisten ergibt sich die Hierarchie aus den definierten Einzügen, also keine echten Ebenen.

Absatzformat Fliesstext_Anstrich_2_Ebene, AufzählungszeichenBilder



 
Jetzt setzt man wieder den Tabstopp und definiert die Einzüge. Dann wählt man noch das entsprechende Zeichenformat aus, damit die „Kästchen" auch rot werden.
Fertig.

Absatzformat Fliesstext_Anstrich_2_Ebene, Tabstopp, EinzügeBilder


Das Schöne daran: Man verschwendet keinen Gedanken mehr an die richtigen Zeichen und Tabulatoren. Alles sieht identisch aus, und wieder ist eine Fehlerquelle in Satz minimiert.


So, nun wünsche ich viel Spaß und vor allem Erfolg beim Anwenden.
Unamlie

Kommentare
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Portrait von dagdavincy
  • 03.06.2013 - 18:31

Das kam gerad recht. Habe im Moment ein umfangreiches Handbuch in Arbeit, zu dem ich aberi n meinem teuren ID-Nachschlagewerk nur sehr umständliche Erklärungen fand.

Das Problem ist jetzt gelöst. Mercy vielmals

Portrait von oni_
  • 20.03.2013 - 19:29

vielen dank für das tutorial.

Portrait von marianinox
  • 24.11.2012 - 20:14

Herzlichen Dank! Sehr hilfreich!

Portrait von llpancakell
  • 11.11.2012 - 21:26

Super Tutorial! Dankeschön

Portrait von little_lena
  • 08.08.2011 - 23:33

Vielen Dank. Wirklich sehr wichtiges Themen im layouten, war sehr hilfreich.

Portrait von beba36
  • 13.04.2011 - 14:04

So eine tolle Sache! Vielen Dank! :)

Portrait von DersimSeminer
Portrait von Stebe
  • 19.06.2010 - 03:33

Das nimmt mir sehr viel Zeit ab. Herzlichen Dank für das ausführliche Tutorial!

Portrait von graswanze
  • 18.06.2010 - 08:23

Klasse Tutorial! Ein dickes Dankeschön.
Bis man sich selbst durchgefummelt hat, ist doch das Tutorial schneller zur Hand.

Alternative Portrait
-versteckt-(Autor hat Seite verlassen)
  • 18.06.2010 - 08:00

War schon immer etwas tricky, daher ein dickes DANKE!!

Portrait von renanu
  • 18.06.2010 - 07:59

Vielen Dank super das habe ich schon lange gesucht um endlich mal ordnung ins layout zu kriegen :-) danke

Portrait von sychron
  • 14.06.2010 - 02:44

Sehr schönes Tutorial zu einem Thema, daß zwar wichtig ist, aber in der Adobe-Literatur leider nicht so schön ausführlich behandelt wird. Thumbs Up!

Portrait von anne_14
  • 14.06.2010 - 01:35

Danke für die Info, benötige es zwar zur Zeit nicht, aber wenn, dann weiss ich wo ich nachsehen muss.

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