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Tutorialbeschreibung

Datenzusammenstellung auf eigenem Briefbogen

Datenzusammenstellung auf eigenem Briefbogen

Datenzusammenstellung auf eigenem Briefbogen, also zuerst wird ein Briefbogen mit Adressfeld erstellt und dann aus einer Datenbank die Adressen geladen, für lange Briefe verwenden wir noch ein Blatt ohne Adressfeld und zum Verschicken erstellen wir noch einen Briefumschlag


Schritt 1: öffne ein neues Dokument (STRG+N) mit folgenden Daten: benutzerspezifisch, Doppelseite muß deaktiviert sein, Seitenanzahl 1, Seitenformat A4, Breite 210 mm, Höhe: 297 mm, Hochformat, Spalten: 1, Steg: 4,233 mm, Ränder: oben 45 mm, unter 30 mm, links 20 mm, rechts 15 mm --> ok -->  unter brief.indd speichern

Schritt 2:
erstelle die Ebenen HG, Bilder, Text, Hilfslinien -->  achte ab jetzt darauf, daß Sie immer die richtige Ebene erwischen

Schritt 3:
wähle die HG-Ebene und mache einen Doppelklick auf die Mustervorlage (also oben in der Seitenpalette): ziehe rechts für den gesamten rechten Bereich einen Bildrahmen auf 66,2x297 mm --> oben in der Optionspalette kann man die Maße Höhe und Breite und den Stand x y genau eintragen --> Kontextmenü/ Inhalt/ Nicht zugewiesen --> gehe in die Farbfelder-Palette und klicke eine Farbe je nach Geschmack bzw. Firmen- oder Logofarbe an, oben in der Farbfelderpalette Farbton bei 30% einstellen

Schritt 4:
ziehe einen weiteren Bilderrahmen genau über das Farbfeld (HG-Ebene) --> Datei/ Platzieren (STRG+D) --> suche ein Bild z.B. blumen.gif --> oben in der Optionspalette gehe auf das Icon für Inhalt zentrieren und dann auf Rahmen proportional füllen --> mit dem hellen Pfeil  kann man dann das Bild noch auf die richtige Position schieben --> gehe in die Transparenz-Palette und wähle aus dem Auswahlmenü: Ineinanderkopieren --> jetzt haben wir ein schönes Hintergrundbild

 
Briefbogen mit HilfslinienBilder
Briefbogen mit TextBilder


Schritt 5:
Doppelklick auf die Dokumentenseite (untere Hälfte der Seitenpalette) --> ziehe aus dem linken Lineal 3 horizontalen Hilfslinien für den rechten Bereich bei x=140, 147 und 195 mm --> mit dem Rahmenwerkzeug  
RahmenwerkzeugBilder
 ziehe nun entsprechend der Normen das Anschriftenfeld 85x45mm, Position x 20mm, y 45mm, auf -->
klicke mit dem Textwerkzeug
TextwerkzeugBilder
 in das Adressfeld -->
damit wird der Bilderrahmen zum Textrahmen

Schritt 6:
wähle eine geeignete Schriftart (z.B. unternehmens-spezifische Schriftart) und trage oben in der ersten Zeile des Adressfeldes die Unternehmensadresse ein --> darunter kommt eine Musteradresse mit einer größeren Schriftgröße --> ziehe oben aus dem Lineal 2 Hilfslinien und gebe oben in der Optionspalette den y-Wert 15 mm und 105 mm ein

 
Schritt 7: das Logo platzieren wir mit einem Bildrahmen oben rechts --> über Datei/ platzieren (STRG+D) laden Sie das Logo --> Kontextmenü Anpassen/Rahmen an Inhalt anpassen --> ziehe unter dem Logo aber innerhalb des Satzspiegels einen Textrahmen auf --> nehme die Palette Zeichen (Fenster/ Schrift&Tabellen/Zeichen) oder oben die Optionspalette und gebe ein: Schrift 9 pt Myriad Regular (ohne ähnlich), Zeilenabstand 11 pt --> hier schreibe nun Name, Firma, Anschrift und Kontakte (Tel, Fax, eMail, www) ein --> am Fuß der Seite ziehe ein weiteres Textfeld auf mit derselben Schrift für Bankverbindung --> damit alles ordentlich untereinander steht, gehe unter Schrift /Tabulatoren --> klicke einen Tabulator mit der Maus über das Tabulator-Lineal --> nun kann man mit der Tab-Taste die Daten passend eingeben 

Schritt 8:
 jetzt ziehe für das Datum noch ein Textfeld rechts (sh. Bild) unter dem Adressfeld auf --> Schriftgröße kann etwas größer ausfallen --> male mit dem Linienwerkzeug und der Farbe Passkreuz (diese schwarze Farbe wird immer gedruckt) noch die 3 Faltmarken je Länge 10 mm außerhalb des Satzspiegels bei y=105 mm, 148,5 mm und 210 mm und je x= 0,5 mm --> schauen Sie sich Ihre Briefvorlage nun in der Vorschau
Vorschau-WerkzeugBilder
 an (rechter Button ganz unten in der Werkzeugleiste klicken)  -->
speichern Zur Datenzusammenführung

Schritt 9: Erstellen Sie aus der Datenbank (Excel, Access, u.a), wo Ihre Kundenadressen stehen, eine csv-Datei, wo die einzelnen Daten mit einem Komma getrennt werden --> für diese Übung erstellen Sie nun erstmal eine txt-Datei (als brief.txt abspeichern) mit folgenden 3 Datensätzen --> die oberste Reihe enthält die Bezeichnungen:
Anrede,Name,Firma,Strasse,Ort,@Bild,
Frau,Joana Caballo,Empresa,Calle Grande 7,E-1235 Ampusiabrava, C:apachehtdocsjojoimgnamen.gif,
Herr,August Niemand,Vasenfirma,Rosenstr. 6,D-98745 Köln,Vase.jpg,
Herr,Carlos Maldini,mmmooonn,calle,I-6548 Rom,Auto.tif,
 
 oben in der ersten Reihe habe ich noch ein zusätzliches Bild (zur Übung für andere Zwecke) hinzugefügt --> dieser Datensatz benötigt vor Bild in der ersten Spalte ein @, welches Sie außerhalb der Datenbank in einen Texteditor hinzufügen müssen --> liegt das Bild nicht im selben Ordner wie das InDesign-Dokument, benötigt es den kompletten Pfad: C:apachehtdocsjojoimgnamen.gif,
 

Schritt 10:
öffne unter Fenster/ Automatisierung/ Datenzusammenführung die Palette --> gehe auf das Palettenmenü (oben rechts auf den kl. Pfeil) --> gehe auf Datenquelle auswählen und klicke brief.txt (oder Ihre csv-Datei) an
 
Palette DatenzusammenführungBilder


Schritt 11:
stellen Sie den Cursor an der Stelle im Adressfeld, wo der Namen erscheinen soll --> klicken Sie in der Palette Datenzusammenführung auf Namen --> der Platzhalter <<Namen>> erscheint im Adressfeld --> für Firma, Strasse und Ort genauso --> Schreiben Sie dann noch Sehr geehrte/r --> hier kommt der Platzhalter Anrede und Namen hin etc.

Platzhalter im BriefBilder


Schritt 12: da dieses Beispiel noch ein Bild enthält, ziehe in der Mitte vom blauen Steifen einen Bilderrahmen  auf --> klicke hinein und setzte denn Platzhalter <<Bild>> durch anklicken in der Palette --> gehe in das Palettenmenü (oben rechts auf den kl. Pfeil) von der Datenzusammenführung --> Option für Inhaltsplatzierung --> wähle „Inhalt proportional anpassen“ und „Im Rahmen zentrieren“, aktiviere Bilder verknüpfen --> ok

InhaltsplatzierungBilder


Schritt 13: aktiviere nun in der Palette Datenzusammenführung die Vorschau und blättere unten in der Palette durch die einzelnen Datensätze --> in unserem Brief erscheinen die Daten und das zugehörige Bild --> speichern Sie den Brief mit Platzhaltern, ohne daß die Vorschau aktiviert ist
Briefmuster DatenzusammenführungBilder


Schritt 14:
gehe in das Palettenmenü (oben rechts auf den kl. Pfeil) --> Zusammengefügtes Dokument erstellen --> Alle Datensätze --> ok --> es wird ein neues Dokument erstellt --> speichern unter einen andern Namen --> blättern Sie in der Seitenpalette durch die neu erzeugten Briefe --> wenn alles ok ist, Datei/Drucken --> wähle im Druckmenü unter Allgemein Alle Druckbögen

 
DatenzusammenführungBilder


Schritt 15:
 oft kommt man mit einem Blatt nicht aus, darum braucht man noch Briefbogen ohne Adressfeld --> gehe in die erste Brief-Datei --> ziehe in der Seitenpalette die Dokumentenseite zum kopieren in das Icon für „Neue Seite“ --> auf der neuen (2.) Seite lösche das Adressfeld, das Datum und die Hilfslinie unter dem Datum --> verknüpfe die Textrahmen, wo der Brieftext rein geschrieben wird --> fertig --> speichern --> probieren Sie die Datenzusammenführung mit viel Text aus (ggf. mit Schrift/Mit Platzhaltertext füllen

 
2. BriefbogenBilder


Schritt 16:
 für den Briefumschlag öffne ein neues Dokument (STRG+N) --> 110 x 220 mm Standardformat --> ok --> speichern --> öffne den Briefbogen --> Fenster/ Anordnen/ nebeneinander    --> gehe in die Mustervorlage (obere Teil von der Seitenpalette) Ebene HG und ziehe den blauen Streifen und das Hintergrundbild vom Briefbogen auf den Umschlag --> passe die Größe an --> gehe auf die Dokumentenseite (untere Teil von der Seitenpalette) --> ziehe das Logo und die Firmenadresse rüber --> speichern --> nun kann auf einem Fenster- und einem geschlossenen Umschlag gedruckt werden.

Fenster BriefumschlagBilder
BriefumschlagBilder


Viel Spaß mit diesem Tutorial!

Kommentare
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Portrait von Kanebo
  • 26.11.2012 - 13:07

Danke , kann man immer gebrauchen super Tut.

Portrait von Maranella
  • 09.07.2012 - 09:36

Solche Tutorials sind wirklich wertvoll, vielen Dank und gerne weitere....

Portrait von Lexah
  • 14.01.2011 - 15:17

Super dankeschön für die Erklärung!! Ich bin schon fast verzweifelt zuvor... :)

Portrait von PhilipHellmig
  • 07.09.2010 - 17:35

perfekt! sowas habe ich gesucht! Vielen Dank =)

Portrait von knaeges
  • 16.04.2010 - 11:17

Schön erklärt. Tolle Hilfe!

Alternative Portrait
-versteckt-(Autor hat Seite verlassen)
  • 04.08.2009 - 10:27

Super Hilfe, genau das was ich gesucht habe!

Portrait von paul_schmidt
  • 01.07.2009 - 22:10

Danke für dieses ausführliche, gut bebilderte und leicht nachzuvollziehende Tutorial.

Portrait von erinnerungswerk
Portrait von hulatrula
  • 12.03.2009 - 12:41

Das habe ich schon gesucht...vielen dank für die mühe

Portrait von Whoosaaah
  • 19.06.2008 - 08:44

Super Hilfe, genau das was ich gesucht habe!

Portrait von mmang
  • 30.09.2007 - 15:13

Danke für die ausführliche und gute Darstellung - werde mich mal an Gedanken für einen eigenen Kopfbogen machen. :-)

Portrait von yax
yax
  • 20.07.2007 - 11:17

danke für den tutorial, finde ich sher hifsreich.

Portrait von sonje
  • 18.06.2007 - 12:06

Schönes Tutorial, danke

Portrait von wladiweb
  • 16.06.2007 - 16:25

Super,... hab genau das gesucht was ich hier gefunden habe

Alternative Portrait
-versteckt-(Autor hat Seite verlassen)
  • 10.06.2007 - 10:33

Ein klasse Tutorial, sehr gut erklärt und auch gut bebildert.

Portrait von catwomen
  • 16.04.2007 - 11:10

jupp ser hilfreich! schön beschrieben :)

Portrait von djdogma
  • 07.02.2007 - 14:31

Wirklich sehr nützlich!

Alternative Portrait
-versteckt-(Autor hat Seite verlassen)
  • 13.06.2007 - 14:29

GAAANZ lieben dank für Deine Hilfe Johanna!
Funktiert sehr gut für Namansschiler, es fehlen dann nur die Beschnittmarken, aber das sollte auch so gehen.

was nur leider nicht klappt, ist eine version wo ich im Grunde zweimal das selbe Namensscild nebeneinander habe, als Beispiel bei einem Backstage-Ausweis mit der gleichen vorder wie Rückseite.

Alternative Portrait
-versteckt-(Autor hat Seite verlassen)
  • 10.10.2006 - 12:38

Super!
Ich arbeite seit ca. zwei jahren mit InDesign und entdecke immer wieder spannende Tool und Möglichkeiten.
Danke für diesen Tipp.

eine Frage noch an die Autorin: wie behebe ich das problem, wenn ich, z.B. Etiketten auf einem Bogen haben möchte, oder wie in meinem Fall Backstage Ausweise (65x90mm) die dann auf einen A4 angelegt werden sollen.

Portrait von johanna52
  • 10.10.2006 - 13:20

Ist ja schon fast wieder ein neues Tutorial wert, aber mal eben kurz zusammengefaßt:

Nehme ein DIN-A4 Dokument und gestalten in der Mitte das Etikett mit allen Datenfeldern,
die gebraucht werden --> hinter diesem Etikett kommt ein Rechteck ohne Kontur- und Flächenfarbe
in der Größe, wie dieser auf dem Druckbogen erscheinen soll --> nun wähle "Zusammengeführtes Dokument erstellen" und unter "Datensätze" wähle "Mehrere Datensätze" --> stelle jetzt das Layout mit mehreren Datensätzen ein, wo die Ränder und Abstände zwischen den Etiketten definiert werden --> ok --> hoffe das war nicht zu kurz und schnell geschreiben.

Johanna

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