das effektive Arbeiten im Team verlangt nach einer guten Projektmanagementlösung - insbesondere dann, wenn das Team nicht von einem Platz aus agiert, wie es etwa auch bei unserer Agentur 4eck Media der Fall ist, bei der die Mitarbeiter verstreut in Deutschland von ihrem Wohnort aus leben und arbeiten. Unser Gast-Autor Dieter Petereit (bekannt von Dr. Web) möchte heute seinen Erfahrungsbericht zur cloudbasierten Lösung Stack wiedergeben, die für Teams durchaus nützliche Informationen bereithält.
Los geht es ... Dieter übernimmt.
Macropod, den Machern der beliebten Bugtracker-Lösung Bugherd aus Australien, fehlt es nicht an Innovationskraft. Erst jüngst haben sie ihre Lösung namens Stack, die den Alltag vernetzter Teams optimieren kann, einer Frischzellenkur unterzogen. "Stack" ist dabei ein ziemlich sprechender Name, der zu Deutsch Stapel bedeutet und ziemlich gut das Bedienprinzip beschreibt. Stack ist ein Vertreter der an Popularität gewinnenden Kanban-Board-Systeme. Einer der derzeit populärsten Repräsentanten dieser Technik dürfte wohl Trello sein. Tatsächlich sind die Ähnlichkeiten frappierend. Ich habe mir Stack für euch einmal näher angesehen…
ist eine Software as a Service, läuft also vollständig cloud-basiert im Browser, wobei alle mir verfügbaren modernen Browser klaglos mit dem Dienst funktionierten. Leider gibt es (noch) keine Apps für Mobilgeräte. Zur Ehrenrettung muss man sagen, dass Stack sich auf Mobilgeräten responsiv verhält, so dass die Verwendung des Dienstes mit Mobilbrowsern jedenfalls möglich ist. Freude kommt dabei allerdings nicht auf. Erstaunlich finde ich auch, dass noch mit Breakpoints gearbeitet wird, was die Responsiveness gerade im Desktop-Browser aufgrund der naturgemäß harten Sprünge doch sehr schematisch wirken lässt.
Stack: mögliche Projektanordnung
Um Stack nutzen zu können, legen Sie schnell und ohne viel von sich preisgeben zu müssen einen Account an. Name, E-Mail-Adresse und Passwort reichen aus, um den Testzeitraum in Gang zu setzen. Nach einer Kreditkarte wird zu diesem Zeitpunkt noch nicht gefragt.
Stack ist ein kommerzielles Produkt, eine kostenfreie Variante, wie etwa bei Trello, gibt es nicht. Mit der Erstregistrierung erhält man jedoch einen Testzeitraum von 90 Tagen, innerhalb dessen man sich vom Leistungsumfang des Dienstes überzeugen kann. Der Zeitraum ist geradezu großzügig bemessen. Denn das System ist so einfach im besten Sinne, dass du schon nach einem halben Tag intensiverer Nutzung wissen kannst, ob du das Produkt erwerben willst, oder eben nicht.
Die Preisgestaltung ist absolut überschaubar. Es gibt genau einen Betrag, den du dir merken musst, nämlich den Betrag von 5 Dollar. Fünf Dollar pro Nutzer und Monat kostet Stack und liegt damit auf ähnlichem Level wie der kostenpflichtige Wettbewerb. Kleiner Wermutstropfen für Fans der deutschen Sprache: Stack gibt es nur auf Englisch.
Gut mit Blick auf die Abrechnungsmodalitäten ist, dass man bei Stack aus dem Hauptaccount heraus für alle Teammitglieder zahlen kann. So muss sich nicht jeder einzeln anmelden und um Zahlungsoptionen kümmern. Das freut schon kleinere Unternehmen, ergibt aber insbesondere da sehr viel Sinn, wo der Kunde Teil des Teams ist. Dieser muss sich nicht um seine Zugangsmöglichkeit zum System kümmern, sondern wird zahlungsmäßig zentral mit abgedeckt. Inwieweit das allerdings wirtschaftlich ist, ist eine andere Frage
Stack: nach dem Update können Personen nun Mitglieder mehrerer Teams seinIn der Vergangenheit orientierte sich die Herangehensweise in der obersten Hierarchiestufe am Team. Das bedeutete, man definierte ein Team und diesem Team wies man dann in unterschiedlichem Maße Projekte und Aufgaben zu. Das kam einem zwar zunächst völlig logisch vor, bedeutete aber, dass Personen in Stack nur als Teil eines Teams existierten. Anders als beispielsweise in Trello konnte so ein und dieselbe Person nicht Teil verschiedener Teams verschiedener Organisationen sein, sondern musste jeweils redundant erfasst und vor allem auch gezahlt werden.
Nehmen wir mich, ich bin Teil des Teams von Dr. Web, von Noupe und von Commindo Media. In Trello gibt es mich einmal und die Administratoren der drei Teams haben mich zu ihren Teams, die auf dieser Ebene dann Organisationen heißen, hinzugefügt. Ich zahle einmal den Nutzerbeitrag und kann nun von beliebig vielen Organisationen in beliebig viele Teams eingeladen werden. Mein persönliches Dashboard in Trello spiegelt dann diese diversen Zugehörigkeiten genau so wieder. Ich behalte den Überblick.
In Stack musste mich jeder Teamchef neu als Mitglied anlegen und neu für mich zahlen. Ich wiederum hätte, um im Beispiel zu bleiben, drei verschiedene Logins und Dashboards für die verschiedenen Teamzugehörigkeiten. Der Überblick war nicht mehr gegeben.
Mit der neuen Version sind diese Kritikpunkte Geschichte. Jetzt ist es in Stack so, dass die oberste Hierarchiestufe der Kollaboration das Projekt ist. Dem Projekt werden dann nicht Personen, sondern Teams zugefügt und Personen werden in Teams eingeladen. So ist es möglich, dass ein und dieselbe Person zu beliebig vielen Teams gehören kann und in beliebig vielen Konstellationen Zugriff auf beliebig viele Projekte bekommt.
Stack erlaubt jetzt direkt bei der Einladung das Hinzufügen zu Teams
Die Einladung in ein oder gleich mehrere Teams erfolgt, wie allgemein üblich, per E-Mail-Invite aus dem System heraus. Der Team-Teilnehmer in spe erhält dann eine E-Mail mit einem Anmeldelink. Er klickt darauf, vergibt dann lediglich noch ein Passwort und ist im Boot.
Stack: Teamstruktur nach Invite
Stack: Intuitiv bedienbar, vielseitig anwendbar
Schauen wir auf die Bedienbarkeit des Dienstes, gibt es nichts zu beanstanden. Stack ist wirklich vollständig intuitiv zu erfassen. Die Einarbeitungszeit würde ich auf höchstens fünf Minuten schätzen. Stack sieht sehr modern aus und folgt dem Trend zum Flat Design.
Stack: So könnte ein Projekt aussehen
Wie man es von Kanban-Boards im Allgemeinen kennt, arbeitet auch Stack mit nebeneinander angeordneten, frei benennbaren Listen, hier Columns genannt, denen Tasks als Karten zugefügt werden. Innerhalb der Karten spielt sich dann die eigentliche Kollaboration ab. Aber, bleiben wir zunächst bei den Columns.
Listen bilden beispielsweise den Workflow nach, Karten wandern darin vor und zurückSo wie ich Kanban-Boards verwende, bilden Listen bei mir stets den Workflow ab. In der Redaktion hat beispielsweise jeder Autor ein Board; in Stack heißt das "Project" mit "Taskboard". Dieses Board (Project-Taskboard) beinhaltet Listen (Columns), die da heißen könnten "Vorschlag", "Auftrag", oder "Erledigt". Es gibt mehr Listen, aber diese Beispiele reichen, um das Prinzip zu verdeutlichen.
Stack: eine Aufgabenkarte, ein Task, wandert per Drag and Drop von der Liste Vorschlag in die Liste Auftrag
Die einzelnen Karten, also die Einträge in den Listen, in Stack "Tasks" genannt, sind benannt nach den Titeln der Artikel, die die Autoren liefern wollen und nach Bestellung auch sollen. Diese Artikel wandern nun durch die Listen. Hat ein Autor einen bestellten Beitrag fertig gestellt, schiebt er ihn per Drag and Drop von der Liste "Auftrag" in die Liste "Erledigt". So geht es weiter, bis der Beitrag seine Endposition in "Veröffentlicht" erreicht hat. Mitunter wandern Artikel auch zurück in vorhergehende Listen, etwa wenn das Lektorat noch erheblichen Nachbesserungsbedarf seitens der Autoren sieht. Das Prinzip wird deutlich, oder?
Stack: Teams werden dem Projekt zugeordnet, nicht Personen
In eben dieser Weise funktioniert auch Stack. Unser Redaktionssystem könnten wir mit Stack prinzipiell genauso umsetzen. Die Zahl der Listen ist nicht begrenzt, die Listen sind frei zu benennen und zur besseren Übersichtlichkeit können diese auch noch eingefärbt werden. Die Karten nennt Stack Tasks. Ein Task kann natürlich wiederum vieles sein. In unserem Falle wäre ein Task ein Artikel. Denkbar ist jedoch viel mehr.
Der Task ist das Herzstück des FeaturesetStack trifft zudem noch die Unterscheidung in Tasks und Todos. Todos, Einzelaufgaben werden innerhalb des Tasks erfasst und bieten dort die Optik der klassischen Listen zum Abhaken. So können Sie größere Aufgaben in ihre Einzelschritte zerlegen, um sie so besser greifbar zu machen.
Stack: die Task-Karte ist das Zentrum des Geschehens
Am Task ist die gesamte Kollaboration innerhalb von Stack befestigt. Hier werden konkrete Aufgaben mit ihren Einzelschritten geplant. Die Aufgabe kann an eines oder mehrere Teammitglieder delegiert werden, einzelne ToDos allerdings nicht. Die Festlegung von Prioritäten und Fälligkeitsdaten ist vorgesehen. Die Vergabe von Tags erlaubt das übergreifende Kuratieren unterschiedlicher Aufgaben mit denselben Schlagwörtern.
Stacks Task-Karte aus der Nähe (linker Teil)
Tasks können mit (theoretisch) beliebig vielen Dateianhängen ausgestattet werden, gängige Bildformate werden direkt als solche in der rechts angeordneten Timeline (Feed) zum jeweiligen Task angezeigt. Dateianhänge können nicht aus anderen Diensten, etwa Dropbox geholt, sondern ausschließlich von der lokalen Festplatte bereit gestellt werden.
Stacks Task-Karte aus der Nähe (rechter Teil)
Wo ich es eben erwähne: die rechtsseitig am Task angeordnete Timeline zeigt in chronologischer Reihenfolge alle Aktivitäten zum Task an. An dieser Stelle ist es auch möglich, Kommentare zu hinterlassen, mithin den einzelnen Task zu diskutieren oder über den Fortschritt zu unterrichten oder was auch immer man meint, kommentarmäßig dort anrichten zu müssen.
Stack: Activity-Feed, Benachrichtigungen und mehrJe mehr Tasks in je mehr Listen angeordnet werden, desto schwieriger wird es, den Überblick zu bewahren. Hier unterstützt Stack uns mit der Task-List und den Notifications.
Ist man in mehreren Teams unterwegs und gut mit Aufgaben beladen, ist die separate Ansteuerung der einzelnen Projekte und das aktive Nachsehen nichts, was man als produktives Arbeiten bezeichnen würde. Es braucht schon eine Aufgabenübersicht, die alle Tasks personenbezogen bündelt. Genau das leistet Stacks Task-List. Die Liste lässt sich nach Fälligkeit, Erstellungsdatum oder letzter Änderung sortieren.
Stacks Task-Liste bündelt alle deine Aufgaben personenbezogen
Eine weitere Möglichkeit, auf dem Laufenden zu bleiben, sind die Notifications. Diese aktiviert man in den Settings einmal für den gesamten Account und kann dann noch entscheiden, ob man sie in einem bestimmten Projekt eventuell nicht benötigt. Standardmäßig sind Notifications stets an.
Eine Notification ist nichts anderes als eine E-Mail, die stets versendet wird, wenn sich in dem überwachten Projekt etwas tut. Bei vielen Projekten mit hoher Aktivität kann es hier schnell voll werden in der Inbox. Leider lassen sich die Notification-Settings nicht feiner granulieren. Entweder man bekommt welche, oder nicht.
Fazit: Solide Aufgabenliste im Kanban-StandardWas ist nun dran an Stack? Ein Aufgaben- und Projektmanagement will es bieten. Allerdings kann es kaum reichen, an ein Produkt Projektmanagement zu schreiben, damit es eines ist. In der Tat ist Stack keine Projektmanagement-Software, auch wenn es seine obere Verwaltungsebene, also diejenige, die dann die Tasks (Aufgaben) und ToDos (Tätigkeiten) enthält, "Project" nennt. Echte Projektmanagement-Features gibt es überhaupt nicht. Korrelationen zwischen Tätigkeiten, Critical Path, Netzplanung und so weiter – nichts davon existiert. Was bleibt, ist eine solide Aufgabenverwaltung auf Basis von Kanban-Boards.
Stack bietet kein neues Konzept. Der Service ist weder revolutionär, noch sonderlich innovativ. Vielmehr handelt es sich um eine solide Umsetzung eines bekannten Konzepts, auf das andere Wettbewerber schon sehr viel früher gesetzt haben. Wer Trello kennt, kann Stack ohne Hinsehen bedienen. Die Nutzerführung ist nahezu identisch. Trello hat indes einiges an Vorsprung, den es noch aufzuholen gilt.
Luft nach oben ist also definitiv gegeben. Neben der Luft nach oben ist aber unbestreitbar auch das Potenzial vorhanden. Denn, dass die Macher des Dienstes hervorragend programmieren können, beweisen sie täglich mit ihrem Erstling, dem Bugtracker Bugherd. So habe ich persönlich keinen Zweifel, dass Stack einen erfolgreichen Verlauf nehmen wird.
Weshalb also wechsele ich nicht? Für mich als digitalen Nomaden ist das Vorhandensein mobiler Apps essentiell, denn im Zweifel ist das Smartphone mal der einzige Computer, den ich gerade da habe. Aus ähnlichem Grund ist die nicht vorhandene Einbindung weiterer Cloud-Dienste, allen voran Dropbox, Google Drive oder iCloud, ein Negativpunkt für mich. Wer jedoch beides nicht benötigt, findet in Stack eine solide Kanban-Umsetzung in sehr moderner Optik und kann quasi bedenkenlos zugreifen.
. Das ist immer besser...
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