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Tutorialbeschreibung

Datenzusammenführung in InDesign - Personalisieren von Serienbriefen

Datenzusammenführung in InDesign - Personalisieren von Serienbriefen

In diesem Tutorial beschreibe ich, wie man mit InDesign personalisierte Serienbriefe erstellt. Ich erkläre die Vorbereitung mit Excel oder OpenOffice und die einzelnen Schritte, wie man die Daten in InDesign einfügt.


Schritt 1: Vorbereitung der Tabelle

Eine Tabelle wird in Excel oder OpenOffice folgendermaßen formatiert:

In der ersten Zeile stehen die "Kopfbezeichnungen", die später von InDesign bei der Personalisierung als Feldbezeichner übernommen werden. In unserer Mustertabelle haben wir hier 11 Spalten:

1. Anrede_Adresse - die Anrede im Adressfeld
2. Anrede_Brief_1 - die Anrede im Briefkopf
3. Anrede_Brief_2 - die erweiterte Anrede im Briefkopf
4. Titel
5. Vorname
6. Name
7. Partner
8. Namenserweiterung
9. Straße_Nr
10. PLZ
11. Ort

Man kann beliebig viele Spalten in der Tabelle anlegen. Wichtig ist dabei nur, dass alle Spalten in der ersten Zeile eine Bezeichnung haben und alle Bezeichnungen unterschiedlich sind. Für den Postversand ist es bei hohen Auflagen wichtig, dass die Briefe nach PLZ sortiert sind, d.h., die Tabelle wird noch vor dem Speichern nach (evtl. Ausland und) PLZ sortiert.

Bilder



 
Die Tabelle wird dann mit folgender Formatierung abgespeichert:

Text CSV (.csv)

Bilder



 
Filtereinstellungen/Feldoptionen: Bei InDesign auf Apple-Computern ist es wichtig, den Zeichensatz auf Westeuropa (Apple Macintosh) zu stellen, da InDesign ihn sonst nicht richtig einlesen kann. Feldtrenner als Komma und Texttrenner als Anführungszeichen können übernommen werden.

FeldoptionenBilder



Schritt 2: Vorbereitung des InDesign-Dokuments

Wir erstellen in InDesign einen Standard-Brief, den wir dann personalisieren wollen. Dazu öffnen wir ein neues Dokument mit 210x297 mm und gestalten unseren Brief mit einem individuellen Layout. Alle Texte, die anschließend personalisiert werden sollen, sollten in einem separaten Textrahmen liegen.

Alle fixen Elemente werden nach Fertigstellung des Layouts auf die Musterseite kopiert. Das ist deshalb wichtig, weil man dann NACH der Personalisierung immer noch Textpassagen im Text auf der Musterseite ändern kann und diese dann für alle personalisierten Seiten übernommen werden. Liegen beim Personalisieren fixe Elemente auf der Hauptseite, werden diese Elemente auf jede personalisierte Seite übernommen und man müsste dann Änderungen auf allen personalisierten Seiten vornehmen. (Das mag für einige gehen, wird bei mehreren Tausend aber unmöglich).

 
Unser Musterbrief sieht dann so aus:

MusterbriefBilder



 
Nun öffnen wir über das Menü Fenster>Hilfsprogramme>Datenzusammenführung das entsprechende Fenster für die Datenzusammenführung. Über das Pop-up-Menü rechts oben ...

DatenzusammenfuehrungBilder



 
... wählen wir unsere .csv-Datei aus:

DatenquelleBilder



 
In der Palette erscheinen jetzt die in der Tabelle angelegten Spaltenbezeichnungen untereinander als Felder:

PaletteBilder


 
Nun beginnen wir mit der Feldzuweisung in unserer Brief-Vorlage: Wir markieren im Adressfeld unseres Musterbriefes das Wort "Anrede" und klicken dann im Datenzusammenführungs-Fenster auf den entsprechenden Feldbezeichner, hier: "Anrede_Adresse". Im Brief ändert sich darauf der Text in <<Anrede_Adresse>>.

Die ursprüngliche Textformatierung wird hier übernommen, d.h., Schriftgröße und Formatierung für die Personalisierungs-Daten entsprechen der Formatierung des vorgegebenen Textes. Dies geschieht nun mit allen Personalisierungsdaten. Am Ende haben wir folgendes Bild:

Felder_zugewiesenBilder



 
Jetzt können wir eine Vorab-Kontrolle der einzelnen Datensätze ansehen, indem wir im Datenzusammenführungs-Fenster unten links die Vorschau aktivieren. In unserem Adressfeld sehen wir dann, dass die Zeilen, in denen kein Eintrag vorhanden ist (hier die Zeilen <<Titel>>,<<Partner>> und <<Namenserweiterung>>), leer bleiben:

VorschauBilder



 
Dadurch wird der Adressblock auseinandergerissen, was die Post gar nicht gut findet. Dieses Problem lässt sich leicht beheben, indem man im Pop-up-Menü oben rechts des Datenzusammenführungs-Fensters den Eintrag Optionen für Inhaltsplazierung… auswählt und hier einen Haken vor dem Eintrag Leerzeilen für leere Felder entfernen setzt. Nun einmal die Vorschau aus- und wieder anschalten und schon sind die leeren Zeilen entfernt.

OptionenBilder



 

Schritt 3: Datenzusammenführung und Feintuning:

Für die Datenzusammenführung klicken wir im Datenzusammenführungs-Fenster auf den Button unten rechts, Zusammengeführtes Dokument erstellen. Im erscheinenden Dialog kann man nun noch auswählen, ob man alle Seiten zusammenführen will oder nur einen bestimmten Bereich der Tabelle. So lassen sich z.B. Dokumente mit 1000 oder mehr Seiten bequem in 2 oder 3 Blöcke aufteilen, indem man zunächst von 1-500 und dann von 501-1000 usw. personalisiert. Nach Bestätigung beginnt InDesign mit der Datenzusammenführung und wir erhalten ein neues Dokument mit der entsprechenden Anzahl Seiten je Datenmenge.

DatenzusammenfuehrungBilder



Jetzt beginnt das Feintuning:

In unserer Beispieldatei sieht die erste Seite mit Herrn Peter Müller korrekt aus. Sehen wir uns die zweite Seite an, so fällt uns auf, dass der Titel von Frau Dr. Birgit Meyer alleine über dem Namen steht. Das wurde auch im Musterdokument so angelegt, und zwar aus folgendem Grund: Stehen in der Vorlage mehrere Datensätze in einer Zeile (z.B. <<Vorname>><<Name>>) und ist in der .csv-Datei eines dieser Felder leer, dann platziert InDesign bei der Zusammenführung ein Leerzeichen.

Deutlich wird dies auf Seite 4 bei Familie Gruber. Hier haben wir in der .csv-Datei keinen Vornamen und daher beginnt die Namenszeile mit einem Leerzeichen. Man sollte also möglichst jeden Datensatz in eine separate Zeile setzen, damit InDesign die entsprechenden Zeilen mit leeren Daten automatisch löscht. Zur Korrektur der Fälle wie auf Seite 2 (Dr. muss VOR den Namen) oder Seite 4 (Leerzeichen vor dem Namen muss weg) müssen wir die Korrekturfunktion von Indesign etwas intensiver betrachten:

Unter Bearbeiten>Suchen/Ersetzen öffnet sich das entsprechende Dialogfeld. Neben dem Eingabefeld für die Suchfunktion finden wir ein kleines Feld, das mit einem @ gekennzeichnet ist. Hier wählen wir den Eintrag Standardzeilenumbruch. Im Suchfeld erscheint ein ^b.

Damit würden wir nach allen Standardzeilenumbrüchen im Dokument suchen. Wir suchen aber nach beginnenden Leerzeichen, deshalb ergänzen wir das ^b noch um ein Leerzeichen. Voilà - wir suchen nach allen Leerzeichen, die am Beginn einer Zeile stehen. (Würden wir nur nach Leerzeichen suchen, würden auch die Wortzwischenräume gefunden).

Damit uns der Zeilenumbruch erhalten bleibt, tragen wir in das Ändern in-Feld einen Standardzeilenumbruch OHNE ein Leerzeichen dahinter ein. Wer sicher gehen will, dass die Suchen/Ersetzen-Funktion richtig ausgeführt wird, kann nun einmal Suchen klicken und InDesign springt zu der ersten gefundenen Stelle und markiert diese. Klickt man nun den Ändern-Button, wird nur diese Stelle geändert. So kann man sich bei Bedarf durch das gesamte Dokument klicken - oder man wählt Alle ändern und InDesign korrigiert alle Ergebnisse auf einmal. cmd-Z setzt eine fehlerhaft ersetzte Zeile wieder zurück.

Suchen_LeerzeichenBilder



 
Als Nächstes korrigieren wir die Titelzeilen. Hier suchen wir in ähnlicher Weise. Zunächst suchen wir nach einem Standardzeilenumbruch und der Bezeichnung Dr. und dann erneut nach einem Standardzeilenumbruch. (^bDr.^b) Somit haben wir die ganze Zeile ausgewählt. (Anmerkung: Würden wir den ersten Standardzeilenumbruch weglassen, würden wir auch nach "Dr." suchen, was innerhalb eines Titels steht, z.B. Prof. Dr.)

Das ersetzen wir durch einen Standardzeilenumbruch und Dr. mit anschließendem Leerzeichen (^bDr. ) Somit wird der Zeilenumbruch zwischen der Titel-Zeile und der Namenszeile gelöscht. Diese Funktion müssen wir jetzt für alle vorkommenden Titel-Varianten durchführen. (TIPP: Man sollte sich bei Tabellen mit mehr als 1000 Namen oder vielen verschiedenen Titeln schon vorher in der Tabelle die Auto-Filter-Fuktion zu Hilfe nehmen und alle vorkommenden Titel notieren).

Suchen_DrBilder



Korrekturen im Fließtext können Dank der Plazierung auf der Musterseite nun sehr leicht für alle Seiten vorgenommen werden.

Zum Schluss das Dokument speichern und direkt drucken oder als PDF ausgeben und zur Druckerei schicken.

Soweit zunächst zur Personalisierung mit InDesign; im nächsten Tutorial besprechen wir dann, wie man auch Bilddateien personalisiert.

groovtnix

Kommentare
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Portrait von Jacksn
  • 14.03.2014 - 15:48

Hi
vielen Dank für die ausführliche Erklärung.
Bei mit (PC Win 7, Id CS4) funktioniert das aber nicht mit einer csv-Datei.
Die Datenzusammenführung geht nur mit einer Excel-Tabelle die in Text (Tabstopp getrennt).txt exportiert wurde.

Portrait von groovtnix
  • 19.03.2014 - 15:36

Hey Jacksn,
vielen Dank für den Tipp, ich hatte leider nicht die Möglichkeit das ganze Tut unter Windows zu testen. Ich bin davon ausgegangen, dass Adobe hier nicht so gravierende Unterschiede im Dateiimport macht.
Ich werde das dann im nächsten Tut erwähnen!

groovtnix

Portrait von annymaui
  • 10.03.2014 - 20:02

Vielen Dank, super beschrieben!

Portrait von groovtnix
  • 10.03.2014 - 12:31

Liebe Mitglieder !
Vielen Dank für Eure positiven Kommentare, ich freue mich sehr darüber, dass das Tutorial so guten Anklang findet. Zur Zeit arbeite ich am nächsten Teil, in dem sich dann auch Bilder "personalisieren" lassen, z.B. Unterschriften oder Textgrafiken. Bei Fragen könnt Ihr mich gerne kontaktieren.
groovtnix

Portrait von lucyblitz
  • 09.03.2014 - 23:21

Danke für die tolle Erklärung.

Portrait von Toeyfeet
  • 09.03.2014 - 19:52

Vielen dank das erleichtert ungemein danke

Portrait von fotomoni
  • 09.03.2014 - 18:46

Sehr gut erklärtes Tutorial, das ich genau morgen brauche, wenn es darum geht, für 250 Teilnehmer einer Veranstaltung Teilnehmerbescheinigungen in verschiedenen Sprachen zu erstellen. In MS Word komme ich mit Grafiken nicht so gut klar, InDesign ist da besser, finde ich, schon wegen der Möglichkeit, Ebenen anzulegen. Danke!!

Portrait von suzana
  • 09.03.2014 - 18:34

Danke für das Tutorial.

Portrait von noerror
  • 09.03.2014 - 17:13

Danke für das ausführliche Tutorial.

Portrait von drawBe_44
  • 09.03.2014 - 16:58

Gut und ausführlich dargestellt für die Variante, mit InDesign personalisierte Serienbriefe zu erstellen, vielen Dank dafür !

Portrait von rocking_sid
  • 09.03.2014 - 16:24

Vielen Dank für das interessante Tutorial!

Portrait von Caesarion2004
  • 09.03.2014 - 16:20

Vielen Dank für das informative und lehrreiche Tutorial. Gerne mehr zu InDesign (CS6).

Portrait von BOPsWelt
  • 09.03.2014 - 14:36

Danke für das Tutorial, sehr informativ. :)

Portrait von Haim
  • 09.03.2014 - 14:23

Herzlichen Danke für das informative, gut aufgebaute Tutorial!

Portrait von frankeit
  • 09.03.2014 - 13:35

Vielen Dank für das gute und praxisnahe Tutorial.

Portrait von samba23
  • 09.03.2014 - 13:08

Nichts für ungut aber ich nutze in der Regel lieber ein dediziertes Textverarbeitungsprogramm (wie Word, aber auch die freien Office-Suiten) die beherrschen das meiner Meinung nach ausreichend gut, z. T. sogar flexibler und bequemer.

Ausser dem gleichzeitigen Einsatz von Grafiken mit spezifischen Anforderungen gibt es für mich hier keinen Grund für den Einsatz von InDesign. Ich sehe das als Schießen mit Kanonen auf Spatzen ...

Aber das ist nur meine Meinung

Gruß

Samba

Portrait von groovtnix
  • 19.03.2014 - 15:47

Hallo Samba,

vielen Dank für Deinen Kommentar! Leider stösst man mit den Personalisierungen in reinen Texteditoren wie Word, OpenOffice etc. sehr schnell an die Grenzen des Machbaren. Diese mögen einen einfachen DinA4 Brief mit Adressen noch problemlos bewerkstelligen. Es beginnt dann bei der standgenauen Platzierung in Sonderformaten, wie z.B. Visitenkarten, oder quadratische Formen oder Mailingformate wie Klappkarten in 235x115 usw. Außerdem lassen sich hier nur schwer Vorder- und Rückseiten personalisieren auf denen jeweils unterschiedliche Schrift- und Formformate enthalten sind.
Natürlich sollte jeder mit den Programmen arbeiten mit denen man die geforderte Aufgabenstellung möglichst schnell, einfach und so perfekt wie möglich löst.

Lieben Gruß
groovtnix

PS: Der Vorteil wenn man mit Kanonen auf Spatzen schliesst : man trifft mehrere gleichzeitig. ;)

Portrait von schaubi
  • 09.03.2014 - 13:07

Herzlichen Dank für das Turorial. Das erleichtert die Arbeit

Portrait von einsiedel
  • 09.03.2014 - 12:46

auf die Idee mit Indesign Serienbriefe zu machen bin ich bisher noch nicht gekommen,
man lernt immer mal wieder was neues....
Mercie fürs TUT

Portrait von Steve007
  • 09.03.2014 - 12:31

Vielen Dank für Dein ausführliches Tutorial.

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